BGEAR Co., LTD.

Alfresco - Enterprise Content Management

ZAFIRA

การจัดการและจัดเก็บเอกสารหากต้องนำเข้าระบบในปริมาณมากด้วยวิธีการแบบเดิมคงไม่ตอบสนองความต้องการอีกต่อไป ระบบ Document Management ได้ถูกพัฒนาเพื่อช่วยลดข้อจำกัดในเรื่องดังกล่าว เช่น การสร้าง Folder เพื่อจัดเก็บ, การกำหนดสิทธิ์, การส่ง Email แจ้งเตือน โดยทุกขั้นตอนจะทำให้อัตโนมัติ เพียง Scan เอกสารผ่าน Barcode หรือ QR code เท่านั้น

» ที่ปรึกษา: คุณณิชาภา รวิขจีพรรณ 086-896-2655 / nichapa@bgear.co.th 

Table of Contents


Zafira Input Management Solution คืออะไร

Zafira ประกอบด้วยอะไรบ้าง

    ตัวอย่างที่ 01-การนำเข้าเอกสารแบบใช้ชื่อไฟล์แบบ Simple
    ตัวอย่างที่ 02-การกำหนดค่า DefaultValue Pattern
    ตัวอย่างที่ 03-การใช้งาน Prefix Mapping
    ตัวอย่างที่ 04-การกำหนดค่าต่างๆในกรณีที่ Scan เอกสารซ้ำ
    ตัวอย่างที่ 05-การเปลี่ยนเจ้าของเอกสาร (Change Owner)
    ตัวอย่างที่ 06-การกำหนดตัวแบ่งข้อมูล (Character Delimeter)
    ตัวอย่างที่ 07-การกำหนด Permission ให้เอกสารอัตโนมัติ
    ตัวอย่างที่ 08-การใช้ Append Process
    ตัวอย่างที่ 09-การใช้ Function Month() และ Year()
    ตัวอย่างที่ 10-การใช้งาน Function Running()
    ตัวอย่างที่ 11-การใช้งาน Function Label()
    ตัวอย่างที่ 12-การใช้งาน Function Left() และ Right()
    ตัวอย่างที่ 13-การใช้งาน Function LSplit
    ตัวอย่างที่ 14-การใช้งาน Function SubStr()
    ตัวอย่างที่ 15-การ Update System Property (cm:description, cm:title, TAG)
    ตัวอย่างที่ 16-การใช้งาน Zafira กับ Database
    ตัวอย่างที่ 17-การกำหนด Foder Permission Mapping
    ตัวอย่างที่ 18-Zafira Programming (On Completed, On Error)
    ตัวอย่างที่ 19-การใช้งาน Zafira Eye (Zafira-Barcode Conf. และ Zafira Eye Site Conf.
    ตัวอย่างที่ 20-การใช้งาน Waiting Store

Zafira Input Management Solution คืออะไร

การใช้งานระบบ ECM ในเรื่องของการนำเข้าเอกสาร หรือ Input Management องค์กรจำนวนมากจะให้ความสำคัญเป็นลำดับแรกๆ ของการ Implement ระบบ ECM เลยทีเดียว เนื่องมาจากว่าในองค์กรจะมีเอกสารในรูปแบบของ กระดาษ (Hard Copy) หรือรูปแบบของไฟล์เอกสาร (Soft Copy) เป็นจำนวนมาก ซึ่งจำเป็นที่จะต้องมีวิธีการนำเข้าเอกสารที่ง่าย สะดวก และไม่เป็นการเพิ่มภาระของพนักงานในองค์กรมากจนเกินไปนัก


ทันทีที่องค์กรตัดสินใจปรับเปลี่ยนรูปแบบของการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเดิมๆ มาเป็นการบริหารจัดการผ่าน ระบบ ECM แน่นอนว่าสิ่งที่บริษัทหรือองค์กรต่างๆ จะได้รับประโยชน์นั้นมีมากมาย เช่น ระบบ Enterprise Search, Versioning, Notification และ Workflow รวมถึงการทำ Integration กับระบบต่างๆ แต่กว่าที่จะนำเอาระบบ ECM มาใช้ในองค์กรได้อย่างเต็มรูปแบบนั้น ทางทีม IT จำเป็นที่จะต้องวางแผนการ Implement ให้เป็นระบบและสอดคลองกับองค์กร

การใช้งานระบบ Zafira-Scanning ซึ่งเป็นระบบที่ใช้ในการนำเข้าเอกสาร เข้าสู่ระบบ ECM โดยก่อนที่จะพูดถึงรายละเอียดต่างๆ นั้น หลายคนคงมีคำถามว่า ทำไมถึงต้องใช้ระบบ Zafira ในเมี่อเราก็ scan เอกสารกันเป็นปกติอยู่แล้ว เมื่อ Scan เสร็จก็จะได้มาเป็นไฟล์ อาจจะเป็น .pdf หรอ .tif จากนั้นก็ค่อย Upload สู่ระบบ ECM ก็ได้ ซึ่งจริงๆ แล้วก็ถูกต้องนะครับ ถ้าเป็น Process ปกติ เราก็มักจะนิยมทำแบบนั้น แต่ว่าจะมีบางธุรกิจ หรือ บางแผนกที่ต้องการการนำเข้าเอกสารที่เป็นลักษณะ Automation เช่น แผนกบัญชี, แผนกกฎหมาย, แผนก Production เป็นต้น หรือในบางธุรกิจจำเป็นที่จะต้องใช้ Process ในการ Scan ที่ชาญฉลาดเป็นอย่างมากนะครับ เช่น ธุรกิจประกันภัย ประกันชีวิต โรงพยาบาล ธนาคาร ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นประเภทธุรกิจที่มีปริมาณเอกสารที่เกิดขึ้นในแตละวันเป็นจำนวนมาก และมีความต้องการในการบริหารจัดการเอกสารที่เกิดขึ้นด้วย เช่นการค้นหาเอกสาร หรือส่ง Workflow เพื่อขออนุมัติงานต่างๆ

Zafira เป็น Module ในการนำเข้าเอกสารจากบริษัท Bgear (http://www.bgear.co.th) ซึ่งประกอบไปด้วย Function ต่างๆ ที่คอยอำนวยความสะดวกในการนำเข้าเอกสารเข้าสู่ Alfresco ในช่องทางต่างๆ ใน Web นี้จะอธิบายการทำงานอย่างละเอียด เพื่อให้ทาง IT Admin,IT Consult ตลอดจนผู้ที่สนใจสามารถเข้าใจถึงหลักการทำงาน ของ Zafira-Scan ไปใช้ในการนำเข้าเอกสาร เพื่อเข้าไปจัดเก็บใน Alfresco

Zafira ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง

Zafira เป็น Module ที่ถูกพัฒนาขึ้นบน Alfresco เพื่อให้การ Configuration ต่างๆ อยู่ที่ระบบเดียว ซึ่งจะประกอบด้วย
1. Zafira Aspect - เป็นชุด Aspect ของ Zafira ซึ่งใช้ในการ Configuration เช่น การอ่านค่า Barcode, การตั้งชื่อไฟล์ เป็นต้น
2. Zafira Eyes - เป็น Windows Service มีหน้าที่ในการกวาดไฟล์ที่อาจจะมาจาก Share Drive หรือ จากเครื่อง Scanner เป็นต้น
3. Zafira Clients - เป็น Module ในการ Index ข้อมูลของเอกสารที่ Scan

เริ่มต้นเรียนรู้ Zafira

ในบทนี้จะพูดถึง การใช้งาน Zafira Aspect ซึงเป็น Module ที่ทุกคนที่ใช้ Solution นี้จำเป็นต้องทำความเข้าใจ เนื่องจาก Zafira Aspect ถือว่าเป็น Core Configuration ของ Zafira เลยทีเดียว ผมขอใช้ Skyshirt Document Type ของบริษัท Bgear ที่ได้จัดทำไว้ (โดยจะถูกติดตั้งไว้พร้อม Alfresco) เป็นตัวอย่าง ในการ Configuration นะครับ

» การกำหนด Zafira Executer และ Zafira-Main Conf. Aspect

หลักการของ Zafira คือ การกระจายไฟล์จาก Folder ที่ได้ทำการ Configuration เอาไว้นะครับ สมมุติว่ามีการสร้าง Folder ชื่อ “01-นำเข้าเอกสารสัญญา” ใน Alfresco แล้วใน Folder นี้มีการกำหนด Configuration ว่าถ้ามีการนำไฟล์เข้ามาใน Folder นี้ ให้ทำ Action ตามที่ได้กำหนดไว้ เช่น Auto Create Folder, Auto ตั้งชื่อไฟล์ใหม่, Auto ไปดึงข้อมูลจาก Database มา Mapping กับ Index ของ Alfresco ตลอดจนถึงการกำหนด Permission ให้กับ Folder ซึ่งทั้งหมดนี้ผู้อ่านสามารถทำความเข้าใจได้จาก ตัวอยางทั้ง 20 ตัวอย่าง ที่ได้จัดเตรียมไว้นะครับ

ตัวอย่างที่ 01-การนำเข้าเอกสารแบบใช้ชื่อไฟล์แบบ Simple

1. ทำการสร้าง Folder ขึ้นมานะครับ โดยตั้งชื่อว่า "01-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร" นะครับ ตามรูป

2. จากนั้นให้ทำการเพิ่ม Zafira Aspect นะครับ โดยการเลือก Manage Aspects

3. ทำการเลือก Aspect ชื่อ Zafira-Main Conf. โดยการคลิกที่เครื่องหมาย (+) จากทางด้านซ้าย ซึ่ง Aspect ที่เลือกจะย้ายมาจากทางด้านขวา จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Apply changes ดังรูป

4. จากนั้นทำการกำหนด Business Rules ที่ Folder ในการนำเข้าเอกสารนะครับ โดยการคลิกที่ Manage Rules ที่ Folder "01-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร"

5. คลิกที่ Create Rules นะครับ เพื่อเริ่มทำการกำหนด Business Rules

6. ทำการกำหนดค่าต่างๆ ดังรูปข้างล่าง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Create

7. มาถึงตรงนี้เราก็ได้ทำการ Add Aspect แล้วก็ Business Rule เรียบร้อยแล้วนะครับ ยังเหลือขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งสำคัญมากๆ คือการ Config ค่าต่างๆ ใน Zafira Aspect นะครับ โดยการคลิกที่ edit properties ที่ Folder นะครับ จากนั้นเลือก All properties...

 

โจทย์แรกของเรา คือ เราจะกำหนดให้ User ทำการตั้งชื่อไฟล์ โดยมี Pattern คือ LEGAL-เลขที่สัญญา.pdf เช่น LEGAL-000000001.pdf,LEGAL-000000002.pdf เป็นต้น ซึ่งโจทย์ในข้อนี้ก็คือ เมื่อ User ทำการ Upload เอกสารเข้ามาที่ Folder "01-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร" แล้วระบบจะทำงานดังต่อไปนี้
1.ทำการกำหนดประเภทเอกสารให้เป็นประเภทสัญญา (skyshirt:contract)
2.ทำการ Mapping Property โดยการนำส่วนต่างๆ ของชื่อไฟล์มา Mapping เข้ากับ Property ของ Document Type
3.ทำการกำหนดโครงสร้างของ Folder ที่จะใช้ในการจัดเก็บ
4.ทำการกำหนดชื่อไฟล์

โดยให้ทำการกำหนดค่าต่างๆ ตามรูปด้านล่าง ช่องอื่นๆที่ยังไม่มีค่ายังไม่ต้องสนใจนะครับ ดูที่ช่องแรกกันก่อน คือ

Instance ID: Field นี้ ยังไม่ต้องสนใจนะครับ จะใช้สำหรับ Zafira Eye

Document Type: เป็นชื่อของ Document Type ที่ต้องการกำหนดให้กับเอกสารที่เข้ามาใน Folder นี้นะครับ ตามตัวอย่างนี้ Document Type คือ skyshirt:contract นะครับ แต่ว่า skyshirt: คือ prefix ซึ่งเราจะใช้ uri แทนนะครับ ดังนั้น ในช่องของ Document Type ให้ใส่คำว่า contract ก็พอนะครับ

Content URI: เป็นค่าของ uri ของ Document Type นั้นๆ นะครับ (สามารถดูรายละเอียดได้จาก การสร้าง Document Type นะครับ) ในตัวอย่างให้ใส่ {http://www.bgear.co.th/model/content/1.0} นะครับ

Field Mapping: ในส่วนนี้จะเป็นการ Mapping ค่าให้กับ Property ของ Document Type ใน Alfresco ดูจากตัวอย่าง จะเห็นว่าได้ทำการกำหนดค่าให้กับ Property ของ Document Type คือ ContractNo และ Department ซึ่งอธิบายได้ดังนี้ คือ

[contractNo]=[DataVal1] หมายถึง การกำหนดค่า DataVal1 ให้กับ Property ที่ชื่อ contractNo

[department]=LEGAL หมายถึง การกำหนดค่า LEGAL ให้กับ Property ที่ชื่อ department

**[DataVal1] จะเป็นการอ้างถึง ส่วนของชื่อไฟล์ เช่นในตัวอย่างกำหนดให้ User ตั้งชื่อไฟล์ก่อนนำเข้าเป็น LEGAL-000000001.pdf ค่าของ DataVal0 คือคำว่า LEGAL และค่า DataVal1 คือ 000000001 เป็นต้น ทั้งนี้ต้องดูว่าใช้อะไรเป็นตัวแบ่งข้อมูลด้วย ในตัวอย่างใช้ "-" ซึ่งจะถูก Config ไว้ใน Zafira Core เช่นเดียวกัน
Folder Structure: อย่างที่ได้อธิบายไว้ว่า Folder "01-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร" เป็นเหมือนกับ Folder ในการกระจายไฟล์ ดังนั้นเราจึงต้องมีการกำหนดจุดหมายปลายทางให้กับ Content ที่ Upload เข้ามาที่ Folder นี้ด้วย ซึ่งก็จะรวมไปถึง Auto สร้าง Folder ตามลำดับชั้นด้วย จากตัวอย่างด้านล่าง จะเริ่มจากเลขที่ของ NodeRef ของ Folder ปลายทางนะครับ จากนั้นก็จะเป็นเครื่องหมาย "=" แล้วก็จะเป็น Property ของเอกสาร เพื่อมาทำเป็น Sub Folder นะครับ

Filename Template:เป็น Config สำหรับการตั้งชื่อไฟล์ ซึ่งเราสามารถทำการตั้งชื่อไฟล์ใหม่ได้ตาม Property ที่เราได้ทำการ Mapping ไว้ ตามตัวอย่างข้างล่าง คือ สัญญา-{contractNo} เป็นต้น

DataValue Pattern: เป็นการกำหนด Pattern ของชื่อไฟล์ว่าถูกต้องตาม Format หรือไม่ เช่นเราบอกให้ User ทำการตั้งชื่อไฟล์ว่า LEGAL-000000001.pdf แล้วบังเอิญว่า User นั้นตั้งชื่อไฟล์ผิด ซึ่งการตั้งชื่อไฟล์ผิดจะมีผลกับการทำงาน การกำหนด DataValue Pattern จะเป็นตัว Validate ว่าตั้งชื่อไฟล์มาถูก Pattern หรือไม่ ซึ่งหลักการเขียนจะใช้ Regular Expression ในการ Config ตามตัวอย่างข้างล่าง คือ LEGAL-(.*) จะหมายถึง ชื่อไฟล์จะต้องขึ้นต้นด้วย LEGAL- ส่วนตัวหลังจะเป็นอะไรก็ได้นั่นเอง

Waiting Folder: เป็น Config ที่สืบเนื่องมาจาก DataValue Pattern ในกรณีที่การตั้งชื่อไฟล์ของ User ตั้งมาผิด Format หรือในกรณีที่เรา Config ให้ไป Query ข้อมูลจาก Database แล้วไม่พบข้อมูล ซึ่งก็จะกลายเป็นข้อมูลที่จะต้องรอตรวจสอบ ดังนั้นเราสามารถทำการ Config ได้ว่าในกรณีที่ข้อมุลไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ จะให้ย้าย Content ไปเก็บไว้ที่ Folder ที่กำหนดไว้

In case file exists:เป็น Config ที่กำหนดให้ในกรณีที่มีการ Upload ข้อมูลซ้ำ จะให้ดำเนินการอย่างไร ซึ่งจะมีตัวเลือก ให้เลือกได้ 4 อย่าง คือ 1. Delete Old Version - เมื่อ Upload เอกสารซ้ำให้ระบบทำการลบเอกสารเดิมก่อน แล้วจึงเอาของใหม่ใส่เข้าไป
2. Replace with new version - เมื่อ Upload เอกสารซ้ำให้ทำการ Replace เอกสาร เข้าไปเป็น Version ใหม่ ซึ่งวิธีนี้เป็นวิธีที่นิยมมากที่สุด เนื่องจากสามารถตรวจสอบประวัติของเอกสารได้
3. Ignore - เมื่อ Upload เอกสารซ้ำ ระบบจะไม่ทำอะไร
4. Add DateTime to File Name - เมื่อ Upload เอกสารซ้ำ ระบบจะทำการเพิ่ม DateTime เข้าไปที่ท้ายไฟล์ เพื่อให้สามารถ Upload ให้ผ่านไปได้
Character Delimiter: เป็นการกำหนดตัวแบ่งข้อมูล เช่น จากตัวอย่างเรากำหนดให้ User ทำการตั้งชื่อ เป็น LEGAL-000000001.pdf ซึ่งใน Config เรากำหนดให้ใช้ "-" เป็น Character Delimiter ดังนั้น เราสามารถอ้างถึงได้ คือ [DataVal0] จะหมายถึง LEGAL
[DataVal1] จะหมายถึง 000000001

หรือถ้ากำหนดให้ User ทำการตั้งชื่อแบบนี้ APV#3945364#568.pdf โดยกำหนดให้ "#" เป็น Character Delimeter ดังนั้น เราจะสามารถอ้างถึงได้ คือ
[DataVal0] จะหมายถึง APV
[DataVal1] จะหมายถึง 3945364
[DataVal2] จะหมายถึง 568

มาถึงตรงนี้ก็พร้อมที่จะมาลองทดสอบกันแล้วนะครับ

1. ทำการ Upload ไฟล์ชื่อ LEGAL-000000001.pdf และ LEGAL-000000002.pdf เข้าไปที่ Folder "01-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร" นะครับ ตามรูปด้านล่าง

2. จะสังเกตุว่าเอกสาร จะถูก Upload ไปตามปกตินะครับ

3. เพียงแต่ว่าเมื่อ Upload เสร็จเรียบร้อยแล้ว จะไม่พบไฟล์ที่อยู่ใน Folder "01-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร" เลย เนื่องจากว่า เอกสารได้ถูก Process ของ Zafira ย้ายไปตาม Config ที่กำหนดเรียบร้อยแล้ว

4. เนื่องจากว่า เราได้ทำการ Config ให้ระบบ Auto สร้าง Folder ภายใต้ Folder "เอกสารสัญญา"(ระบุ NodeRef ใน Folder Structure) โดยให้ระบบ Auto สร้าง Sub Folder เป็นเลขที่สัญญา (contractNo) ดังรูปด้านล่าง

5. เมื่อเข้าไปดูภายใต้ Sub Folder จะสังเกตุเห็นว่ามีไฟล์ชื่อ "สัญญา-000000001.pdf" และเมื่อคลิกที่ปุ่ม edit properties จะพบว่ามีการกำหนด Properties ของ contractNo และ Department ตามที่ได้กำหนดไว้ใน Zafira Core เป็นที่เรียบร้อย

6. มาถึงตรงนี้ เราก็ได้ทำแบบฝึกหัดแรก เสร็จสิ้นเรียบร้อยแล้วนะครับ ซึ่งในบทนี้ ได้บอกวิธีการ Config อย่างละเอียดในบทถัดๆไป จะอ้างอิงถึงบทนี้นะครับ เพื่อความรวดเร็ว ซึ่งในบทถัดๆไปก็จะมีลักษณะการทำงานที่คล้ายๆกัน เพียงแต่เพิ่มรายละเอียดทีละนิดนะครับ

ตัวอย่างที่ 02-การกำหนดค่า DefaultValue Pattern

สำหรับตัวอย่างที่ 2 จะคล้ายๆ กับตัวอย่างแรกนะครับ แต่จะเน้นในเรื่องของการ Config เพื่อที่จะให้ระบบตรวจสอบการตั้งชื่อไฟล์ให้ถูก Format นะครับ ซึ่งจะมี Config ที่เกี่ยวข้องอยู่ 2 ตัว คือ DataValue Pattern และ Waiting Folder มาเริ่มกันเลยนะครับ

1.เริ่มต้นตั้งแต่การสร้าง Folder ในการนำเข้าเอกสารขึ้นมาใหม่นะครับ หรือถ้าขี้เกียจทำแบบ "ตัวอย่างที่ 1" ก็ใช้วิธีการ Copy เลยครับ สบายกว่าเยอะ โดยการทำการคลิกเลือก Folder "01-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร" จากนั้นเลือกเมนู Copy to...

2.เลือก Path เดียวกันกับ Folder "01-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร" จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Copy

3. เมื่อ Copy แล้ว จะมี Folder เกิดขึ้นมาใหม่ ให้ทำการ Rename ชื่อไฟล์ โดยการนำ Mouse ไป Over ที่ชื่อไฟล์ จะมีรูปดินสอขึ้นมาหน้าชื่อไฟล์

4. ให้ทำการคลิกที่ icon รูปดินสอแล้ว Rename ชื่อไฟล์เป็น "02-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร"

5. จะสังเกตุเห็นว่า Folder ที่ได้ทำการ Copy มานั้น จะมี Business Rule ติดมาด้วย ซึ่งก็จะรวมทั้ง Configuration ทั้งหมดที่ได้ Config เอาไว้ที่ "01-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร" ก็จะติดมาด้วยเช่นกัน

6. คลิกที่ edit properties ของ Folder "02-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร" จากนั้นก็ทำการ Configuration ตามรูปด้านล่าง

7. จะเห็นว่า Configuration ก็คล้ายๆกับ "ตัวอย่างที่ 1" นะครับ ปรับเปลี่ยนนิดหน่อย คือ Field Mapping, Folder Structure และ File Name Template ตามรูปนะครับ

8. แต่ที่อยากจะเน้นมากๆ คือ ด้านล่าง ตรงส่วน DataValue Pattern และ Waiting Folder นะครับ จะอธิบายให้ละเอียดถึงวิธีการใช้งานเลยครับ

ในส่วนของ DataValuePattern จะใช้หลักการของ Regular Expression นะครับ สามารถดูวิธีการเขียนได้จาก Internet เลยครับ (Search คำว่า Regular Expression นะครับ) ในตัวอย่างจะกำหนดในช่อง DataValue Pattern ว่า LEGAL-(.*) ซึ่งจะหมายถึงชื่อไฟล์ที่จะ Upload เข้ามาที่ Folder นี้ จะต้องขึ้นต้นด้วย "LEGAL-" ส่วนตัวอักษรข้างหลังจะเป็นอะไรก็ได้ เป็นต้น ซึ่งในกรณีที่ผิด Format เช่น "LEGAL_" หรือพิมพ์ผิด เช่น "BEGAL-" ไฟล์เอกสาร ก็จะถูกย้ายไปยัง Folder ที่ได้ Config เอาไว้ที่ Waiting Folder ซึ่งในตัวอย่าง ก็จะเป็น Folder ชื่อ "99-รอตรวจสอบ"

9. จะมาถึงการทดสอบกันนะครับ เตรียมไฟล์เพื่อ Upload เข้าไปที่ Folder "02-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร" ซึ่งไฟล์ที่เตรียมมาจะมี 3 ไฟล์ ดังรูปข้างล่าง

10. จะเห็นว่ามีอยู่ 1 ไฟล์ที่ผิด Format คือ CON-001-BGEAR.pdf นะครับ ดังนั้นถ้ามีการ Upload ไฟล์เข้าไปแล้วจะพบว่ามี 2 ไฟล์ที่ขึ้นต้นด้วย "LEGAL" จะถูกย้ายไปยัง Folder ที่ถูกต้อง ส่วนไฟล์ที่ขึ้นต้นด้วย "CON" ซึ่งผิด DataValue Pattern ก็จะถูกย้ายไปที่ Folder ชื่อ "99-รอตรวจสอบ" ตามที่เราได้ทำการ Configuration เอาไว้

11. เมื่อ Upload เสร็จมาดูผลลัพธ์กันนะครับ 2 ไฟล์ที่ถูก Pattern คือขึ้นต้นด้วย LEGAL จะถูก Move ไปยัง Folder ที่ถูกต้อง ดังรูปด้านล่าง


12. ถ้าลองไปดูที่ Folder "99-รอตรวจสอบ" จะพบว่ามีไฟล์ "CON-001-BGear.pdf" ซึ่งเป็นไฟล์ซึ่งผิด Format นั่นเอง

ตัวอย่างที่ 03-การใช้งาน Prefix Mapping

1. เราจะใช้งาน Prefix Mapping ในกรณีที่ ต้องการนำเข้าเอกสารในหลายๆ ประเภทเข้าไปใน Folder นำเข้าเอกสารเดียวกัน โดยเราจะใช้ค่า DataVal0 เป็นตัวกำหนดในการทำงาน เช่น สมมุติว่ามเอกสารที่ต้องการนำเข้าอยู่ 2 ประเภทด้วยกัน คือ PO,CONTRACT โดยไม่ต้องการแยก Folder นำเข้าเอกสาร เราก็จะใช้การ Config Prefix Mapping นะครับ

2. ทำการสร้าง Folder 03-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร ตามรูปนะครับ

zafira28

3. ทำการสร้าง Folder 03-Process ขึ้นมา ซึ่งใน Folder Process จะมี Sub Folder อีก 2 Folder คือ PO กับ Contract นะครับ โดยใน Folder PO และ Contract ให้ทำการเพิ่ม Aspect ชื่อ Zafira-Main Conf.ด้วยนะครับ

zafira29

4. เริ่มต้น Config กันเลยนะครับ โดยการคลิกที่ Edit Properties จากนั้นเลือก All Properties ที่ 03-ตัวอย่างนำเข้าเอกสาร จากนั้นทำการเพิ่ม Config เข้าไปที่ Prefix Mapping ตามรูปด้านล่างนะครับ

zafira30

5. ความหมายของการ Config แบบนี้ก็คือ ถ้ามีไฟล์ที่ขึ้นต้นด้วย PO หรือ CON ให้ทำการไปอ่านค่า Configuration ที่ Folder ที่กำหนด (ตัวเลขยาวที่เห็นในรูปก็คือ NodeRef ของ Folder นั่นเอง) โดยเราสามารถไปหา NodeRef ได้จากการคลิกที่ Folder นะครับ

zafira31

6.เมื่อ Config ที่ Folder 03-นำเข้าเอกสาร เรียบร้อยแล้ว ให้ทำการ Config ที่ Folder "Contract" และ "PO" ซึ่งเป็น Sub Folder ภายใต้ 03-Process โดยวิธีการ Config ให้ทำเหมือนกับกับ ตัวอย่างที่ 02 เลยนะครับ อาจจะ Config ให้ทั้ง 2 Folder มีความแตกต่างกันเพื่อให้สามารถทดสอบได้

7.ทดสอบโดยการเตรียมไฟล์เอาไว้ ดังรูปด้านล่างนะครับ ให้ทำการ Upload เข้าไปที่ "03-นำเข้าเอกสาร"

zafira32

8.จะเห็นว่าเอกสารได้ทำงานตามที่เราได้ Config เอาไว้เรียบร้อย

ตัวอย่างที่ 04-การกำหนดค่าต่างๆในกรณีที่ Scan เอกสารซ้ำ