BGEAR Co., LTD.

Alfresco - Enterprise Content Management

B1

ปัจจุบันภาคธุรกิจต่างๆ มุ่งเน้นพัฒนาองค์กรของตนเองให้เป็นมาตรฐาน เพื่อให้สินค้าและบริการเป็นที่ยอมรับในระดับสากล ดังนั้นการนำเอามาตรฐาน ISO เข้ามาใช้ในองค์กรจึงเป็นสิ่งสำคัญ และเนื่องด้วยเมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต ใช้กำลังคนมากขึ้น มีขั้นตอนในการผลิตที่ซับซ้อนมากขึ้น มีลูกค้ามากขึ้น ทำให้กระบวนการ ISO ที่เคยทำได้บนเอกสาร(Hard Copy) เริ่มมีความยากลำบาก และเกิดความผิดพลาดมากขึ้น ตามธุรกิจที่ใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ เช่นกัน ในส่วนของผู้บริหารก็ไม่สามารถนำข้อมูลที่ได้จากการจัดทำกระบวนการ ISO ไปวิเคราะห์ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพต่างๆได้ ดังนั้น B1 ซึ่งเป็น ISO Solution ที่ถูกหลอมรวมกับ Alfresco Solution ระดับโลก จึงเป็นสิ่งที่จะเข้ามาเติมเต็ม กระบวนการทำงาน ISO ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยมีเป้าหมายของ Solution คือให้เกิดการปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานในทุกส่วนงาน ซึ่งจะนำไปสู่การปรับปรุงและควบคุมสินค้าให้มีมาตรฐานที่สุด ซึ่ง B1-ISO Solution จะประกอบไปด้วย 3 Module คือ 1.Document Action Request (DAR), 2.Collective/Preventive Action Request (CAR/PAR), 3.Internal Quality Audit (IQA)

» ที่ปรึกษา: คุณจิรายุ ชิงพยัคฆ์มัณฑ์ 086-413-4464 /jirayu@bgear.co.th

B1-ISO Document Control Solution (DAR) สำหรับผู้ใช้งาน

B1-ISO Document Control Solution (DAR) คืออะไร

B1-ISO Document Control Solution (DAR) ประกอบด้วยอะไรบ้าง

B1-ISO Document Control Solution (DAR) การขอออกเอกสารใหม่

- ขั้นตอนผู้สร้างเอกสาร
- ขั้นตอนทบทวนและอนุมัติเอกสาร
- ขั้นตอน DCC (Document Control Clerk)
- ขั้นตอน QMR (Quality Management Representative)
- ขั้นตอนการเรียกใช้เอกสาร
- การขอ Migrate เอกสาร
- การขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร
- การเพิ่ม/ลด ผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร
- การขอสำเนาเอกสาร
- การขอยกเลิกเอกสาร
- การเรียกดูรายงาน

B1-ISO Document Control Solution (DAR) สำหรับผู้ดูแลระบบ

- ขั้นตอนการสร้าง ISO DAR Site
- ขั้นตอนการจัดการ User และ Group
- ขั้นตอนการตั้งค่า Document Folder
- ขั้นตอนการตั้งค่า Folder และ Configuration
- ขั้นตอนการตั้งค่า Main Master
- ขั้นตอนการตั้งค่า Document Group Path
- ขั้นตอนการตั้งค่า Approval Matrix
- ขั้นตอนการตั้งค่า Watermark

B1-ISO Document Control Solution (DAR) คืออะไร

B1-ISO Document Control Solution (DAR) ถูกพัฒนาขึ้นบน Enterprise Content Management ชื่อ Alfresco ซึ่งเป็นระบบจัดการเอกสารและ Workflow ที่มีการใช้งานในองค์กรต่างๆ ทั่วโลก ซึ่งรวมซึ่งการพัฒนาต่อยอดจาก Enterprise Solution นั้น ในแง่ของผู้ใช้งาน นอกจากจะได้ใช้งาน ISO Solution ที่สมบูรณ์แบบแล้ว ผู้ใช้งานยังสามารถที่จะใช้งาน Feature อื่นๆ ที่มีมากับ Alfresco อีกด้วย และนอกจากนี้ Alfresco ถูกออกแบบมาเพื่อให้รองรับกับปริมาณผู้ใช้งานและปริมาณข้อมูลที่มหาศาลอีกด้วย ดังนั้นผู้ใช้สามารถมั่นใจได้ว่า ระบบที่ใช้งานอยู่มีเสถียรภาพและพร้อมใช้งานตลอดเวลา การใช้งาน B1-ISO Document Control Solution (DAR)สามารถใช้งานผ่านทาง Web Browser โดยสามารถใช้งานได้ บน Google Chrome และ Internet Explorer ตั้งแต่ version 9 ขั้นไป โดยหลักของการทำระบบเอกสาร ISO นั้น จะมุ่งเน้นที่การควบคุมเอกสารเป็นหลัก ดังนั้นเมื่อต้องการจะเปลี่ยนแปลงเอกสารไม่ว่าจะส่วนหนึ่งส่วนใดหรือทั้งหมด จะต้องได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เกี่ยวข้องก่อนจึงจะสามารถประกาศใช้งานเอกสารได้ ในระบบของ B1-ISO Document Control ซึ่งทำงานภายใต้ Solution Alfresco โดยมี Workflow Engine ที่มีประสิทธิภาพ สามารถทำการกำหนดค่าในการขออนุมัติกับเอกสารต่างๆ ได้อย่างยืดหยุ่น
ประเภทการขออนุมัติ ใช้สำหรับ
1. การขอออกเอกสารใหม่ ใช้สำหรับการขออนุมัติเอกสารเป็นครั้งแรก(Version 00) โดยการขออนุมัติเอกสารใน Action นี้ จะมีการกำหนดหมายเลขเอกสารและกำหนดผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร
2. การทบทวนและแก้ไขเอกสาร (Migration) ใช้สำหรับตอนขึ้นระบบ ย้ายจากเอกสารที่เก็บอยู่ในรูปแบบของ Hard Copy หรือเก็บแบบ Share Drive ซึ่งกระบวนการนี้จะสามารถระบุเลข Version ได้เองในการนำเอกสารเข้าระบบ
3. การทบทวนและแก้ไขเอกสาร ใช้สำหรับการขอแก้ไขเอกสาร ซึ่งการขออนุมัติประเภทนี้ จะเกิดขึ้นเมื่อมีการขอออกเอกสารใหม่เรียบร้อยแล้วนั่นเอง
4. การเพิ่ม-ลดผู้ครอบครองเอกสาร ใช้สำหรับทำการขอเพิ่ม หรือลดผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร ซึ่งตามหลักการของการจัดทำเอกสาร ISO การเพิ่มเติม หรือลดผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสารก็จะต้องมีการขออนุมัติเช่นเดียวกัน
5. การขอสำเนาเอกสาร ใช้สำหรับทำการขอสำเนาเอกสารจาก DCC เพื่อนำไปใช้ โดยอาจมีเหตุผลต่างๆที่ต้องใช้สำเนาเอกสาร เช่น พนักงานในแผนกไม่มีเครื่องคอมพิวเตอร์, ต้องการนำไปติดไว้ที่เครื่องจักรเพื่อให้ผู้ใช้เครื่องจักรเปิดอ่านได้ เป็นต้น
6. การขอยกเลิกเอกสาร ใช้สำหรับการขอยกเลิกการใช้งานเอกสาร โดยเมื่อเสร็จสิ้นการขออนุมัติแล้ว เอกสารจะทำการย้ายเข้าไปอยู่ใน Folder “ยกเลิกเอกสาร” ให้โดยอัตโนมัติ และทำการปิดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร










Top

B1-ISO Document Control Solution (DAR) ประกอบด้วยอะไรบ้าง

เราสามารถแบ่ง B1-ISO Document Control Solution (DAR) ได้ออกเป็น 2 หลักๆ ได้แก่
- ส่วนที่ใช้สำหรับค้นหาข้อมูล (B1-ISO Document Control Solution (DAR) - User)
- ส่วนของผู้ดูแลระบบที่ใช้ในการสร้าง Site, จัดการกลุ่มผู้ใช้งานและจัดการผู้ใช้งาน ตลอดจนจัดการเกี่ยวกับ Folder และสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลใน Folder (B1-ISO Document Control Solution (DAR) - Administrator)
Top

B1-ISO Document Control Solution (DAR) การขอออกเอกสารใหม่

ขั้นตอนผู้สร้างเอกสาร
สำหรับการขอดำเนินการและการอนุมัติการขอออกเอกสารใหม่ สามารถทำได้ดังนี้
1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main
b1_user_create_img01
2.คลิกที่ Tab "สร้างเอกสาร ISO"
b1_user_create_img02
3.ระบบจะแสดงหน้าจอในการสร้างเอกสาร ISO หรือบางหน่วยงานเรียกว่าใบ DAR (Document Action Request) ซึ่งเป็นหน้าจอหลักในการขอจัดทำเอกสารทุกประเภท
b1_user_create_img03
4.เลือกประเภทของการขออนุมัติดำเนินการ ซึ่งในระบบได้แบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ๆ ได้แก่ การขอออกเอกสารใหม่ และการทบทวนและแก้ไขเอกสาร (Migration)
b1_user_create_img04
5.เลือก "Select" เพื่อทำการระบุ Folder ที่ใช้จัดเก็บเอกสาร ทั้งนี้ Admin จะกำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้งานแต่ละกลุ่มสามารถสร้างเอกสารได้เฉพาะภายใต้ Folder แผนกที่สังกัดอยู่ และงผู้ใช้งานจะมองเห็นได้เฉพาะ Folder ที่มีสิทธิ์เท่านั้น สำหรับโครงสร้างของ Folder ถ้าหากมี Folder ที่ย่อยลงไป สามารถกด Double Click เพื่อให้มองเห็น Folder ย่อยได้
b1_user_create_img05
6.เลือกประเภทของเอกสาร ซึ่ง Admin จะทำการกำหนดสิทธิ์ความสัมพันธ์ภายในแผนกนั้น ๆ จะสามารถสร้างเอกสารประเภทใดได้บ้าง
b1_user_create_img06
7.ระบุหมายเลขเอกสารของเอกสารฉบับที่สร้าง ในกรณีที่หมายเลขเอกสารนั้นถูกใช้งานไปแล้ว ระบบจะแจ้งเตือนและทำการลบหมายเลขเอกสารที่กรอกไว้ก่อนหน้านี้ไป เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถกรอกหมายเลขเอกสารใหม่ได้
b1_user_create_img07
8.กดปุ่ม “Upload” โดยเลือกไฟล์ที่ต้องการสร้างจากเครื่องคอมพิวเตอร์
b1_user_create_img08
9.กำหนดวันที่ต้องการให้เอกสารดังกล่าวมีผลบังคับใช้
b1_user_create_img09
10.กรอกรายละเอียดเหตุผลในการขอดำเนินการ
b1_user_create_img10
11.เมื่อกรอกข้อมูลที่ต้องการครบตามที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่ม "OK"
b1_user_create_img11
12.ระบบจะทำการสร้างรายการการเอกสาร DAR
b1_user_create_img12

ขั้นตอนการทบทวนและอนุมัติเอกสาร
ภายหลังจากที่ผู้ทบทวนหรือผู้อนุมัติเอกสารได้รับ Email ที่ออกจากระบบแจ้งให้ทำการทบทวนหรืออนุมัติเอกสาร มีขั้นตอนปฏิบัติดังนี้
1.ทำการคลิ๊ก Link เพื่อทำการ Log-in เข้าระบบ จากนั้นเลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main นอกจากนี้ยังผู้ใช้งานสามารถเข้าจากหน้า My Task ได้เช่นกัน
b1_user_review_img01
2.ระบบจะแสดงรายละเอียดของเอกสาร
b1_user_review_img02
3.ตรวจสอบรายละเอียดและเนื้อหาของเอกสารโดยเลือกที่ชื่อเอกสารต้นฉบับ ทั้งนี้ผู้ทบทวนหรือผู้อนุมัติเอกสาร ไม่สามารถแก้ไขรายละเอียดเนื้อหาของเอกสารได้
b1_user_review_img03
4.เมื่อตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ผู้ทบทวนหรือผู้อนุมัติเอกสาร สามารถให้ความเห็นและพิจารณาอนุมัติหรือไม่อนุมัติเอกสารได้ หากอนุมัติเอกสารดังกล่าวจะถูกส่งไปยังขั้้นตอนถัดไป หากไม่อนุมัติเอกสารจะถูกส่งกลับไปที่ผู้ขอดำเนินการขอออกเอกสารใหม่เพื่อทำการแก้ไข
b1_user_review_img04
5.เมื่อกด "อนุมัติ" สถานะของเอกสารก็จะเปลี่ยนเป็น อนุมัติ และถูกส่งไปยังขั้นตอนถัดไป
b1_user_review_img05

ขั้นตอน DCC (Document Control Clerk)
ผู้ควบคุมเอกสารที่ได้รับมอบหมาย จะได้รับ Mail หลังจากที่ผู้อนุมัติทำการอนุมัติเอกสารดังกล่าวเรียบร้อยแล้ว มีขั้นตอนปฏิบัติงานดังต่อไปนี้
1.ทำการคลิ๊ก Link เพื่อทำการ Log-in เข้าระบบ จากนั้นเลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main นอกจากนี้ยังผู้ใช้งานสามารถเข้าจากหน้า My Task ได้เช่นกัน
b1_user_dcc_image01
2.เมื่อเลือกเอกสารที่้ต้องการจะปรากฎข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งสามารถเข้าไปแก้ไขรายละเอียดได้บางส่วน เช่น หมายเลขเอกสาร, วันที่มีผลบังคับใช้, ผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร และ ผู้ถือสำเนาเอกสาร เป็นต้น
b1_user_dcc_image02
3.ทำการ Download เอกสารมายังเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเอง เพื่อนำไฟล์ดังกล่าวมาแปลงรูปแบบเป็น PDF และเพื่อเตรียมประกาศใช้งาน (ในกรณีที่ DCC ต้องการปรับเนื้อหาเอกสารต้นฉบับบางส่วนเล็กน้อย เช่น การแก้ไขคำผิด หรือปรับ Format ให้เลือก "Upload New Version")
4.หลังจากที่ทำการแปลงไฟล์เรียบร้อยแล้ว ให้ทำการ Upload เพื่อเตรียมประกาศใช้ซึ่ง DCC สามารถใส่ลายเซ็นต์ที่เอกสารได้ โดยเลือก checkbox ลายเซ็นต์ จากนั้นกดปุ่ม "Upload PDF"
b1_user_dcc_image04
5.ทำการเลือกไฟล์ที่ต้องการ Upload แล้วเลือกปุ่ม "Upload File(s)"
6.เมื่อ Upload เสร็จจะปรากฎ message แจ้งให้ทราบ จากนั้นให้เลือกปุ่ม "OK"
b1_user_dcc_image06
7.เอกสารเตรียมประกาศใช้งานจะถูกเพิ่มเข้ามาในระบบ สามารถกดเข้าไปดูได้โดยเลือกที่ชื่อไฟล์
8.เนื้อหาของเอกสารจะปรากฎลายเซ็นต์
b1_user_dcc_image08
9.จากนั้นทำการให้ความเห็นและพิจารณาอนุมัติเอกสาร ซึ่งมีปุ่มต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องสำหรับเลือกดังนี้ "อนุมัติ" ระบบส่งต่อไปยัง QMR "ไม่อนุมัตินำกลับไปแก้ไข" ระบบจะส่งกลับไปที่ผู้ขอดำเนินการ "ยกเลิก Workflow" รายการดังกล่าวจะถูกยกเลิกทันที
b1_user_dcc_image09
10.เมื่อ DCC อนุมัติแล้วสถานะขอเอกสารจะเปลี่ยนเป็น "รอ QMR อนุมัติ"

ขั้นตอน QMR (Quality Management Representative)
ผู้ควบคุมคุณภาพ (QMR) จะได้รับ Mail หลังจากที่ผู้อนุมัติทำการอนุมัติเอกสารดังกล่าวเรียบร้อยแล้ว มีขั้นตอนปฏิบัติงานดังต่อไปนี้
1.ทำการคลิ๊ก Link เพื่อทำการ Log-in เข้าระบบ จากนั้นเลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main นอกจากนี้ยังผู้ใช้งานสามารถเข้าจากหน้า My Task ได้เช่นกัน
b1_user_qmr_img01
2.เมื่อเลือกเอกสารที่้ต้องการจะปรากฎข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งผู้ควบคุมภาพ (QMR) จะตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาของเอกสาร และไม่สามารถแก้ไขรายละเอียดได้ หลังจากนั้นจะทำการพิจารณาอนุมัติ
b1_user_qmr_img02
3.จากนั้นทำการให้ความเห็นและพิจารณาอนุมัติเอกสาร ซึ่งมีปุ่มต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องสำหรับเลือกดังนี้ "อนุมัติ" ระบบจะสามารถประกาศใช้เอกสารดังกล่าวได้ "ไม่อนุมัตินำกลับไปแก้ไข" ระบบจะส่งกลับไปที่ผู้ควบคุมเอกสารเพื่อแก้ไขให้ถูกต้องก่อนประกาศใช้ต่อไป
b1_user_qmr_img03

ขั้นตอนการเรียกใช้เอกสาร Representative
เมื่อเอกสารประกาศใช้ ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์เห็นเอกสารจะได้รับ Mail เพื่อแจ้งเอกสารประกาศใช้และสามารถกดที่ Link เพื่อดูเอกสารในระบบได้ (Link จะพาไปยังหน้าเนื้อหาเอกสารที่อยู่ในระบบ หากยังไม่ได้ Login ต้อง Login ระบบก่อน)
1.ทำการคลิ๊ก Link เพื่อทำการ Log-in เข้าระบบ จากนั้นเลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main นอกจากนี้ยังผู้ใช้งานสามารถเข้าจากหน้า My Task ได้เช่นกัน
b1_user_announce_img01
2.เมื่อเลือกเอกสารที่้ต้องการจะปรากฎข้อมูลต่าง ๆ ขั้นมา ซึ่งเป็นเนื้อหาเดียวกับเอกสารเตรียมประกาศใช้ที่ผู้ควบคุมเอกสาร (DCC) และผู้ควบคุมคุณภาพ (QMR) เป็นผู้อนุมัติ Tips: สำหรับสิทธิ์ในการเรียกใช้เอกสารประกาศใช้นั้น ผู้ใช้งานทั่วไปทุกคนจะสามารถเรียกใช้ผ่านหน้า Web Browser ได้เท่านั้น ไม่สามารถ Download ออกไปใช้นอกระบบได้
b1_user_announce_img02
3.เมื่อผู้ใช้งานเข้ามาดูเอกสารแล้ว ระบบจะทำการบันทึกชื่อรับทราบเอกสารไว้เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงต่อไป
b1_user_announce_img03

การขอ Migrate เอกสาร
สำหรับการขอ Migrate เอกสารจะมีกระบวนการเช่นเดียวกับการขอออกเอกสารใหม่ จะต่างกันเพียงลำดับของการอนุมัติ ซึ่งมีขั้นตอนปฏิบัติดังนี้
1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main
b1_user_migrate_img01
2. เลือก Drop-down List ประเภทการขออนุมัติดำเนินการ เป็น “การทบทวนและแก้ไขเอกสาร (Migration)” ในส่วนอื่นๆ จะเหมือนกับการขอออกเอกสารใหม่ ยกเว้นการ Migrate ผู้ขอดำเนินการจะสามารถระบุได้เลยว่าเอกสารเป็นการแก้ไขครั้งที่เท่าไร เมื่อใส่ข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อย ให้เลือก "OK"
b1_user_migrate_img02
3.หลังจากที่ Workflow Start เรียบร้อย จะปรากฏรายการเอกสารเพิ่มขึ้นมา
b1_user_migrate_img03

การขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร
สำหรับการขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร สามารถทำได้ดังนี้
1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main
b1_user_revise_img01
2.เมื่อกด Icon แล้วจะปรากฏหน้าจอ DAR ดังภาพ
b1_user_revise_img02
3.เลือก Drop-down List ประเภทการขออนุมัติดำเนินการ เป็น “การทบทวนและแก้ไขเอกสาร” Tips: เมื่อขออนุมัติเอกสารที่มีอยู่ในระบบแล้ว ประเภทขออนุมัติดำเนินการที่สามารถเลือกได้จะเปลี่ยนไปจากเดิม คือเลือก 4 ประเภท ได้แก่ “ทบทวนแก้ไข”, “ยกเลิกเอกสาร”, “เพิ่มลดผู้ครอบครอง”, และ “ขอสำเนา” แต่ตอนกดสร้างเอกสารจะเลือกได้ 2 ประเภทคือ “ออกเอกสารใหม่”, และ “Migration”
b1_user_revise_img03
4.สำหรับการขอแก้ไข หากผู้ขอดำเนินการไม่มีเอกสารต้นฉบับอยู่ที่ตนเอง สามารถ Download ไฟล์ล่าสุดจากระบบได้
b1_user_revise_img04
5.จากนั้นให้ทำการแก้ไขเนื้อหาเอกสารด้วย Original Program และทำการบันทึก
b1_user_revise_img05
6.นำไฟล์ที่มีเนื้อหาใหม่ Upload New Version เพื่อให้แทนที่เนื้อหาเก่าที่อยู่ในระบบ โดยเลือก "Upload New Version" จากนั้นเลือกไฟล์ที่ต้องการ Upload
b1_user_revise_img06
7.ดำเนินการใส่ข้อมูลเหตุผลในการขอดำเนินงาน (ข้อมูลบางอย่างจะไม่สามารถแก้ไขได้ เช่น ประเภทเอกสาร, ชื่อเอกสาร, แก้ไขครั้งที่) เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อย เลือก "OK" New Version" จากนั้นเลือกไฟล์ที่ต้องการ Upload
b1_user_revise_img07
8.เมื่อเลือก "OK" จะพบว่าเอกสารรายการนั้นเปลี่ยนสถานะเป็นรออนุมัติอีกครั้ง ซึ่งหมายถึงเอกสารเข้าสู่ Workflow อีกรอบนั่นเอง
หมายเหตุ สำหรับขั้นตอน Workflow มีกระบวนการเช่นเดียวกับการขอออกเอกสารใหม่

การเพิ่ม/ลด ผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร
สำหรับการเพิ่ม/ลด ผู้ที่เป็นเจ้าของเอกสารจะมีสิทธิ์เห็นเอกสารจะมีสิทธิ์เห็นเมนู “ขออนุมัติเอกสาร” ให้ผู้ขอดำเนินการเอกสารทำการกด Icon ตรงรายการเอกสารที่ต้องการ สำหรับการขอเพิ่ม/ลด สามารถทำได้ดังนี้
1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main
b1_user_add_img01
2.เลือก icon แล้วจะปรากฏหน้าจอ DAR ดังภาพ
b1_user_add_img02
3.เลือก Drop-down List ประเภทการขออนุมัติดำเนินการ เป็น “เพิ่ม-ลดผู้ครอบครองเอกสาร” กรอกเหตุผลในการขอดำเนินงาน ส่วนข้อมูลอื่นจะแก้ไขไม่ได้
b1_user_add_img03
4.สำหรับผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสารให้ทำการเพิ่มหรือลดตามที่ต้องการ
b1_user_add_img04
5.กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน จากนั้นเลือก "OK"
b1_user_add_img05
6.สถานะเอกสารจะถูกเปลี่ยนเป็นรออนุมัติอีกครั้ง และไม่มีรายการเอกสารใหม่ เนื่องจากเป็นการขอดำเนินการเอกสารเดิมที่มีอยู่แล้ว
หมายเหตุ สำหรับขั้นตอน Workflow มีกระบวนการเช่นเดียวกับการขอออกเอกสารใหม่

การขอสำเนาเอกสาร
สำหรับการขอสำเนาเอกสาร ผู้เป็นเจ้าของเอกสารจะมีสิทธิ์เห็นเมนู “ขออนุมัติเอกสาร” ให้ผู้ขอดำเนินการเอกสารทำการกด Icon ตรงรายการเอกสารที่ต้องการ สำหรับขั้นตอนการขอสำเนาเอกสารสามารถทำได้ดังนี้
1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main
b1_user_copy_img01
2.เลือก icon แล้วจะปรากฏหน้าจอ DAR ดังภาพ
b1_user_copy_img02
3.เลือก Drop-down List ประเภทการขออนุมัติดำเนินการ เป็น “ขอสำเนาเอกสาร” กรอกเหตุผลในการขอดำเนินงาน ส่วนข้อมูลอื่นจะแก้ไขไม่ได้
b1_user_copy_img03
4.สำหรับผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสารให้ทำการเพิ่มหรือลดตามที่ต้องการ
b1_user_copy_img04
5.กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน จากนั้นเลือก "OK"
b1_user_copy_img05
6.สถานะเอกสารจะถูกเปลี่ยนเป็นรออนุมัติอีกครั้ง และไม่มีรายการเอกสารใหม่ เนื่องจากเป็นการขอดำเนินการเอกสารเดิมที่มีอยู่แล้ว
หมายเหตุ สำหรับขั้นตอน Workflow มีกระบวนการเช่นเดียวกับการขอออกเอกสารใหม่

การขอยกเลิกเอกสาร
สำหรับการขอสำเนาเอกสาร ผู้เป็นเจ้าของเอกสารจะมีสิทธิ์เห็นเมนู “ขออนุมัติเอกสาร” ให้ผู้ขอดำเนินการเอกสารทำการกด Icon ตรงรายการเอกสารที่ต้องการ สำหรับขั้นตอนการขอสำเนาเอกสารสามารถทำได้ดังนี้
1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main
b1_user_cancel_img01
2.เลือก icon แล้วจะปรากฏหน้าจอ DAR ดังภาพ
b1_user_cancel_img02
3.เลือก Drop-down List ประเภทการขออนุมัติดำเนินการ เป็น “ขอยกเลิกเอกสาร” กรอกเหตุผลในการขอดำเนินงาน ส่วนข้อมูลอื่นจะแก้ไขไม่ได้
4.กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน จากนั้นเลือก "OK"
b1_user_cancel_img03
5.สถานะเอกสารจะถูกเปลี่ยนเป็นรออนุมัติอีกครั้ง และไม่มีรายการเอกสารใหม่ เนื่องจากเป็นการขอดำเนินการเอกสารเดิมที่มีอยู่แล้ว
หมายเหตุ สำหรับขั้นตอน Workflow มีกระบวนการเช่นเดียวกับการขอออกเอกสารใหม่

การเรียกดูรายงาน
1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Report โดย Report จะแสดงผลในรูปแบบของ PDF
b1_user_report_img01
2. ทำการค้นหาตามเงื่อนไขที่ต้องการ โดยเลือกจาก Drop-down List โดยรายงานที่ระบบได้จัดเตรียมไว้ให้ได้แก่
ชื่อรายงาน วัตถุประสงค์
Master List Report ใช้สำหรับดูรายละเอียดทั่วไปของเอกสาร ข้อมูลที่แสดงผลประกอบไปด้วย ชื่อแผนก, ประเภทเอกสาร, หมายเลขเอกสาร, จำนวนครั้งที่แก้ไขเอกสาร วันที่ประเภทใช้, ผู้ครอบครอง, ผู้ถือสำเนาเอกสาร เป็นต้น
Document Action Request Report ใช้สำหรับดูรายละเอียดว่าเอกสารดังกล่าวดำเนินการไปถึงขั้นตอนไหน ข้อมูลที่แสดงผลประกอบไปด้วย วันที่ทำการ Submit เอกสาร, หมายเลข DAR, หมายเลขเอกสาร, ชื่อแผนก, เหตุผลในการขอดำเนินการ และสถานะ เป็นต้น
Audit Log Report ใช้สำหรับเรียกดูประวัติการเข้าดูเอกสารของพนักงาน ข้อมูลที่แสดงผลประกอบไปด้ว หมายเลขเอกสาร, ชื่อเอกสาร, ประเภทเอกสาร, วันที่เรียกดูเอกสาร และรายชื่อพนักงานที่เรียกดูเอกสาร เป็นต้น
รายงานสรุปขั้นตอนการดำเนินการอนุมัติเอกสาร ใช้สำหรับดูสรุปขั้นตอนการดำเนินการอนุมัติเอกสารว่าขั้นตอนอนุมัติต่าง ๆ ใครเป็นผู้อนุมัติ ข้อมูลที่แสดงผลประกอบไปด้ว หมายเลขเอกสาร, ประเภทเอกสาร, ผู้จัดทำ, ผู้ตรวจสอบเอกสาร, ผู้อนุมัติเอกสาร และผู้ควบคุม (QRM) เป็นต้น
ตัวอย่างรายงาน Master List Report
b1_user_report_img02
ตัวอย่างรายงาน Document Action Request Report
b1_user_report_img04
ตัวอย่างรายงาน Audit Log Report
b1_user_report_img04
ตัวอย่างรายงานสรุปขั้นตอนการดำเนินการอนุมัติเอกสาร
b1_user_report_img05

ขั้นตอนการสร้าง ISO DAR Site
1.Login เข้าระบบด้วย User "Admin" จากนั้นเลือกที่ "My Sites" และเลือกเมนู "Create"
b1_admin_createsite_img01
2. กรอกรายละเอียดเพิ่มเติมดังต่อไปนี้ Name: กำหนดเป็น "ศูนย์ควบคุมเอกสาร" URL Name: กำหนดเป็น “iso-department” เท่านั้น Visibility: แนะนำให้ตั้งค่าเป็น Public ที่ต้องมีการยืนยันการเป็นสมาชิกของ Site ก่อน ดังภาพ
b1_admin_createsite_img02
3.เมื่อกดปุ่ม "OK" แล้ว ระบบจะสร้าง Site ตามรายละเอียดที่กำหนดค่าไปก่อนหน้านี้
b1_admin_createsite_img03

ขั้นตอนการจัดการ User และ Group
1.Login เข้าระบบด้วย User "Admin" จากนั้นเลือกเมนู "Admin Tool" และลือกเมนู "User" ทางด้านขวามือ
b1_admin_adduser_img01
2. กรอกรายละเอียดข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Field ที่มีสัญลักษณ์ “*”
b1_admin_adduser_img02
3. เมือกรอกรายละเอียดข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม "Create User" ในกรณีที่ต้องการเพิ่มผู้ใช้งานเพิ่มเติม อีกให้เลือก “Create and Create Another”
b1_admin_adduser_img03
4.เมื่อสร้าง User เสร็จสามารถ Search ได้ดังหน้าจอ Tips: ที่หน้าจอนี้สามารถใส่ % เพื่อใช้ในการค้นหา All Users ได้ แต่ระบบจะแสดงผลการค้นหาได้สูงสุด 250 Users
b1_admin_adduser_img04
5.สำหรับการสร้าง Group นั้นให้ Login เข้าระบบด้วย User "Admin" จากนั้นเลือกเมนู "Admin Tool" และลือกเมนู "Group" ทางด้านขวามือ
b1_admin_addgroup_img01
6. พิมพ์คำว่า “site” และทำเครื่องหมายที่ Checkbox “Show System Groups” จากนั้นกดปุ่ม “Browse” เพื่อให้ระบบแสดงกลุ่มผู้ใช้งานที่ระบบสร้างขึ้น ซึ่งได้แก่กลุ่มที่ระบบสร้างขึ้นเองเมื่อมีการสร้าง Site
b1_admin_addgroup_img02
7. เลือกกลุ่มชื่อ "site_iso-department_SiteConsumer" จากนั้น Panel ด้านขวาจะปรากฏขึ้นมาให้กดเครื่องหมาย + เพื่อต้องการสร้าง Group ใหม่ให้เป็น Sub-Group ของ Group ที่เลือก
b1_admin_addgroup_img03
8.กรอกชื่อ Group ที่ต้องการสร้าง หลังจากนั้นให้เลือก “Create Group” ในกรณีที่ต้องการเพิ่ม Group อื่น ๆ อีกให้เลือก “Create and Create Another”
b1_admin_addgroup_img04

ขั้นตอนการตั้งค่า Document Folder
1.ไปที่ Site “iso-department” หรือ “ศูนย์ควบคุมเอกสาร”
b1_admin_folder_set_img01
2.เลือก "Document Library" ทางด้านขวามือ
b1_admin_folder_set_img02
3.เลือกเมนู "Create" และ "Folder"
b1_admin_folder_set_img03
4.กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วนโดยเฉพาะอย่างยิ่ง Field ชื่อเอกสาร
b1_admin_folder_set_img04
5.สร้าง Folder ทั้งสิ้น 4 Folder ดังนี้ “01-เอกสารขอจัดทำ” เพื่อเก็บเอกสารต้นฉบับ (ถูกนำเข้าโดยผู้ขอจัดทำตอนสร้างเอกสาร) “02-เอกสารประกาศใช้” เพื่อเก็บเอกสารประกาศใช้ (ถูกนำเข้าอัตโนมัติโดยระบบ) “03-เอกสารยกเลิก” เพื่อเก็บเอกสารที่ได้รับการยกเลิก (ถูกย้ายมาอัตโนมัติโดยระบบ) “04-เอกสารที่เกี่ยวข้อง” เพื่อเก็บเอกสารอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับเอกสารควบคุมแต่ไม่มีหมายเลขเอกสารb1_admin_folder_set_img05
6.ที่ Folder “01-เอกสารขอจัดทำ” ให้กด More และกด “Manage Rules”
b1_admin_folder_set_img06
7.จากนั้นเลือก "Create Rules"
b1_admin_folder_set_img07
8.กรอกรายละเอียดของ Rule ดังภาพ (ห้ามลืม Checkbox “Rule applies to subfolders”) จากนั้นกด Create
b1_admin_folder_set_img08
9.เมื่อสร้าง Rule เสร็จจะปรากฎ Rule ขึ้นมา
b1_admin_folder_set_img09
10.ที่ Folder “02-เอกสารประกาศใช้” ให้ Manage Rules เช่นกัน
b1_admin_folder_set_img10
11.กรอกรายละเอียดของ Rule ดังภาพ Tips: (ห้ามลืม Checkbox “Rule applies to subfolders”) จากนั้นเลือก "Create"
b1_admin_folder_set_img11
12.เมื่อสร้าง Rule เสร็จจะปรากฎ Rule ขึ้นมา
b1_admin_folder_set_img12
13.ที่ Folder “03-เอกสารยกเลิก” ไม่จำเป็นต้องกำหนด Rule แต่ให้กำหนดสิทธิ์ โดยเลือก "More" และเลือก "Manage Permissions"
b1_admin_folder_set_img13
14. ทำการปิดสิทธิ์โดยกดที่ “Inherit Permissions” จากนั้นกดปุ่ม "Yes" Tips: สำหรับสิทธิ์ในระบบมี 2 ส่วน คือ Inherited Permissions (สิทธิ์ที่สืบทอดมาจาก Folder ก่อนหน้า) และ Locally Set Permissions (สิทธิ์ที่เพิ่มเติมหรือตั้งเองที่ Folder หรือไฟล์นั้นๆ)
b1_admin_folder_set_img14
15.จากภาพจะเห็นว่า Inherited Permissions ได้หายไป ส่วน Locally Set Permissions ยังไม่มีการ Set ค่าอะไร ให้กดปุ่ม "Save" ทั้งนี้ระบบจะสร้าง Role "Site Manager" ขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ เพื่อให้มีสิทธิ์ใน Folder หรือเอกสารนั้นๆ
b1_admin_folder_set_img15
16.ที่ Folder “04-เอกสารที่เกี่ยวข้อง” ให้กำหนดสิทธิ์ โดยกด More และกด Manage Permissions
b1_admin_folder_set_img16
17.ให้ทำการกดปุ่ม “Add User/Group” จากนั้นพิมพ์ชื่อ Group หรือ User ที่ต้องการ Search
b1_admin_folder_set_img17
18.เลือก Add Group หรือ User ที่ต้องการ (ในที่นี้จะเลือกเป็น Group บริษัท)
b1_admin_folder_set_img18
19.จากนั้นให้กำหนด Role โดยเลือกจาก Drop-down List เป็น "Site Collaborator"
b1_admin_folder_set_img19
20.ทำการปิดสิทธิ์ Inherit โดยเลือก "Inherit Permissions"
b1_admin_folder_set_img20
21.กดปุ่ม "Save" (จากสิทธิ์ที่กำหนดที่ Folder 04 จะเปิดให้ทุกคนในบริษัทสามารถ นำเข้า และแก้ไขเอกสารได้)
b1_admin_folder_set_img21
22.ทำการกำหนด Folder แผนกใน Folder “01-เอกสารขอจัดทำ” ซึ่งจะแตกต่างกันตามแต่ละบริษัท
b1_admin_folder_set_img22
23.ที่ Folder แผนก ให้ทำการเลือก "More" จากนั้นเลือก "Manage Aspects"
b1_admin_folder_set_img23
24.จากนั้นให้ทำการกดเครื่องหมาย + ที่ “aspect.isof_isoConfigAspect” เพื่อ Add Aspect ซึ่งเมื่อเลือกแล้วข้อมูลจะปรากฎที่ฝั่งขวาจากนั้นเลือก "Apply changes"
b1_admin_folder_set_img24
25.เมื่อกลับมาที่ Folder จะพบว่ามี Property เพิ่มขึ้นมาคือ “กลุ่มเส้นทางการวิ่ง Workflow”
b1_admin_folder_set_img25
26.ให้ทำการ Add Aspect ให้กับทุก Folder ที่ต้องการจัดเก็บเอกสารควบคุม
b1_admin_folder_set_img26
27.เมื่อกำหนด Aspect กลุ่มเส้นทางการวิ่ง Workflow เรียบร้อยแล้ว ให้กด More จากนั้นเลือก Set Workflow Group Path
b1_admin_folder_set_img27
28.ตั้งค่าให้ตรงกับ Group Identifier ของแผนก
b1_admin_folder_set_img28
29.ทำการ Set Workflow Group Path ให้กับทุก Folder ที่ต้องการวางเอกสารควบคุม
b1_admin_folder_set_img29
30.จากนั้นทำการกำหนดสิทธิ์ที่ Folder แต่ละแผนก โดย กด Manage Permission
b1_admin_folder_set_img30
31.เลือก Group ของแผนกและกำหนดสิทธิ์ให้เป็น "Site Collaborator" ของ Folder แผนกนั้น ๆ พร้อมทั้งปิด Inherit Permission ทำซ้ำเช่นเดียวกับ Folder อื่นๆ โดยกำหนด Folder กับ Group ให้ตรงตามแผนก เพื่อให้ในขั้นตอนการสร้างเอกสาร ผู้ใช้งานจะสามารถสร้างได้เฉพาะเอกสารของแผนกที่ตนมีสิทธิ์สร้างเท่านนั้น
b1_admin_folder_set_img31

ขั้นตอนการตั้งค่า Folder และ Configuration
1.เลือกเมนู "Repository" ด้านบน
2.เลือก "Data Dictionary"
b1_admin_folder_config_img02
3.ทำการสร้าง Folder โดยเลือกปุ่ม "Create"
b1_admin_folder_config_img03
4.กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วนโดยเฉพาะอย่างยิ่ง Field ชื่อเอกสาร
b1_admin_folder_config_img04
5.ภายใต้ Folder ที่สร้างก่อนหน้านีให้สร้าง Folder ย่อย โดยกำหนด Field ชื่อเอกสาร เป็น “B1” จากนั้นเลือก "Save"
b1_admin_folder_config_img05
6.ที่ Folder B1 ให้ทำการ Change Type โดยเลือก "Folder Actions" และ "Change Type" ทางด้านขวามือ
b1_admin_folder_config_img06
7.เลือก Drop-down List กำหนด Type เป็น “type.isof_document”
b1_admin_folder_config_img07
8.ภายใต้ Folder B1 ให้สร้าง Folder อีกจำนวน 3 Folder ได้แก่ “MailTemplate”, “PreparePDF” และ “Signature” ตามลำดับ
b1_admin_folder_config_img08
9.ทำการ Upload File "iso-publish-email-template.htm" และ "iso-workflow-template.htm" ไว้ที่ Folder “MailTemplate”
b1_admin_folder_config_img09
10.กำหนด Permission ที่ Folder “PreparePDF”
b1_admin_folder_config_img10
11.ทำการค้นหา Group "EVERYONE"
b1_admin_folder_config_img11
12.กำหนดสิทธิ์ให้ Group "EVERYONE" โดยเลือกจาก Drop-down List เป็น Collaborator
b1_admin_folder_config_img12
13.ทำการปิด Inherit Permission จากนั้นเลือก "Save"
b1_admin_folder_config_img13
14.ทำการ Upload ลายเซ็นต์ไว้ที่ Folder Signature โดยชื่อไฟล์ต้องตรงกับชื่อ Login Name ของผู้ใช้งาน
b1_admin_folder_config_img14
15.กลับมาที่ Folder "BGear" จะเห็น Folder "B1" ให้เลือก "Edit Properties"
b1_admin_folder_config_img15
16.ทำการเลือก Folder ที่ต้องการให้เป็น Folder เอกสารต้นฉบับ, Folder เอกสารประกาศใช้ และ Folder เอกสารยกเลิก
b1_admin_folder_config_img16
17.จากนั้นเลือกปุ่ม "Select" ให้ไปที่ Sites
b1_admin_folder_config_img17
18.เลือก "iso-department"
b1_admin_folder_config_img18
19.เลือก "documentLibrary"
b1_admin_folder_config_img19
20.จะปรากฎ Folder ที่ได้สร้างไว้ก่อนหน้านี้ ที่ Folder “01-เอกสารขอจัดทำ” ให้กดที่เครื่องหมาย + ซึ่งเมื่อเลือกแล้วข้อมูลจะไปปรากฎยังฝั่งขวา จากนั้นให้เลือกปุ่ม "OK"
b1_admin_folder_config_img20
21.ที่ Folder Configuration ได้ปรากฏชื่อ Folder ที่เลือก
b1_admin_folder_config_img21
22.ทำการกำหนด Publish Folder และ Cancel Folder ให้ครบ จากนั้นกด Select ที่ Temporary Folder
b1_admin_folder_config_img22
23.ไปที่ Data Dictionary เลือก BGear และ B1 ตามลำดับ
b1_admin_folder_config_img23
24.จะพบ Folder “PreparePDF” ให้ทำการกดที่เครื่องหมาย + ซึ่งเมื่อเลือกแล้วข้อมูลจะไปปรากฎยังฝั่งขวา จากนั้นให้เลือกปุ่ม "OK" (Folder นี้จะเก็บเอกสารเตรียมประกาศใช้งานไว้ และจะย้ายไปที่ 02-เอกสารประกาศใช้เมื่อ Flow เสร็จสิ้น)
b1_admin_folder_config_img24
25.เมื่อเลือกครบจะพบทุก Folder ได้มีการกำหนดค่าไว้ดังภาพ
b1_admin_folder_config_img25
26.เมื่อเลื่อนมาด้านล่างจะพบส่วนที่เป็น Signature Folder ให้เลือกปุ่ม "Select" แล้วไปที่ Data Dictionary > BGear > B1 และทำการกดที่เครื่องหมาย + ที่ Signature ซึ่งเมื่อเลือกแล้วข้อมูลจะไปปรากฎยังฝั่งขวา จากนั้นให้เลือกปุ่ม "OK"
b1_admin_folder_config_img26
27.กำหนดตำแหน่งของลายเซ็นต์บนหน้ากระดาษของแต่ละขั้นตอนโดยกำหนดเป็นค่า x,y
b1_admin_folder_config_img27
28.ส่วนของ E-Mail Configuration ตรง Workflow Email Template ให้กด Select ไปที่ Data Dictionary
b1_admin_folder_config_img28
29.เลือก BGear และ B1 ตามลำดับ
b1_admin_folder_config_img29
30.ไปที่ MailTemplate
b1_admin_folder_config_img30
31.กดเครื่องหมาย + ที่ File “iso-workflow-template.htm” ซึ่งเมื่อเลือกแล้วข้อมูลจะไปปรากฎยังฝั่งขวา จากนั้นให้เลือกปุ่ม "OK"
b1_admin_folder_config_img31
32.พบว่าไฟล์จะถูกเลือกดังภาพ
b1_admin_folder_config_img32
33.ระบุ Subject, ชื่อผู้ส่ง และกำหนด Backlog notification
b1_admin_folder_config_img33
34.ที่ Publish E-Mail Configuration ให้เลือก File “iso-publish-email-template.htm”
b1_admin_folder_config_img34
35.กำหนด Subject, ชื่อผู้ส่ง และกำหนดรอบในการส่งเมลล์เอกสารประกาศใช้ โดยกำหนดได้ 2 แบบคือ End Of Day/Week/Month หรือ Every xx Time Unit หลังจากนั้นกดปุ่ม "Save"
b1_admin_folder_config_img35

ขั้นตอนการตั้งค่า Main Master
1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Admin
b1_admin_mainmaster_img01
2.จะปรากฏหน้าจอในการตั้งค่าระบบ ISO DAR
b1_admin_mainmaster_img02
3.ที่ Tab “กำหนดค่า” ให้เลือก “ไฟล์หรือโฟลเดอร์เริ่มต้น”
b1_admin_mainmaster_img03
4.จากนั้นกด “เพิ่มค่า
b1_admin_mainmaster_img04
5.กรอกรายละเอียดดังภาพเพื่อกำหนด Folder ตั้งต้นของเอกสารขอจัดทำ (สำหรับค่า (1) ให้ดูที่ขั้นตอนถัดไป)
b1_admin_mainmaster_img05
6.เข้าไปที่ Folder “01-เอกสารขอจัดทำ” จากนั้นกดที่ “01-เอกสารขอจัดทำ” อีกครั้ง
b1_admin_mainmaster_img06
7.จะปรากฎหน้า Folder Detail ซึ่งจะพบค่า NodeRef (ID ของ Folder และ File) อยู่ใน Url ให้ทำการ Copy ตั้งแต่หลัง nodeRef= และนำไปใส่ไว้ใน ค่า(1)
b1_admin_mainmaster_img07
8.จากนั้นให้กด "เพิ่มค่า" อีกครั้ง
b1_admin_mainmaster_img08
9.กรอกข้อมูลดังภาพและใส่ค่า (1) ให้เป็น nodeRef ของ Folder ที่ต้องการให้เป็น Folder ตั้งต้นของเอกสารที่เกี่ยวข้อง
b1_admin_mainmaster_img09
10.ที่ Document Library ของ Site จากนั้นกด Documents ดังภาพ
b1_admin_mainmaster_img10
11.จะพบ nodeRef ของ Folder Document Library ให้ Copy มาใส่ที่ ค่า (1) ของการตั้งค่าเมื่อครู่
b1_admin_mainmaster_img11
12.สำหรับ File หรือ Folder เริ่มต้นจะมี 2 รายการ
b1_admin_mainmaster_img12
13.จากนั้นเลือกเป็น “ISO Configuration” และกด “เพิ่มค่า”
b1_admin_mainmaster_img13
14.กรอกรายละเอียดดังภาพ สำหรับกำหนดหมายเลขเอกสาร (T = กำหนดหมายเลขเอกสารที่ขั้นตอนผู้ขอสร้างเอกสาร, F = กำหนดหมายเลขเอกสารที่ขั้นตอน DCC, A = ระบบสร้างหมายเลขเอกสารให้โดยอัตโนมัติ)
b1_admin_mainmaster_img14
15.ใส่รายละเอียดดังภาพ สำหรับกำหนดระบุหมายเลข DAR (T = ผู้สร้างเอกสารสามารถกำหนดหมายเลข DAR ได้เอง, F = ระบบสร้างหมายเลข DAR ให้อัตโนมัติ)
b1_admin_mainmaster_img15
16.ใส่รายละเอียดดังภาพ สำหรับกำหนดการใช้งาน Major Version (ฉบับที่) (T = มีการทำ Version เป็นเรื่องฉบับที่ และแก้ไขครั้งที่, F = มีการทำ Version เป็นแก้ไขครั้งที่เท่านั้น)
b1_admin_mainmaster_img16
17.กรอกรายละเอียดดังภาพ สำหรับกำหนดรูปแบบของหมายเลขเอกสารที่ระบบสร้างให้อัตโนมัติ (ค่า 1 จากภาพคือ ประเภทเอกสาร-แผนก-เลข Running ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้, ค่า 2 คือจำนวนหลักของเลข Running)
b1_admin_mainmaster_img17
18.ใส่รายละเอียดดังภาพ สำหรับกำหนดการเรียงลำดับรายการเอกสารของหน้า Main Page ตาม Column ที่ต้องการ (จากตัวอย่าง da.created_time เป็นชื่อ column และ desc คือการเรียงจากมากไปน้อย)
b1_admin_mainmaster_img18
19.สำหรับ ISO Configuration จะมี 5 รายการ
b1_admin_mainmaster_img19
20.จากนั้นเลือก “บริษัท (Company)” และกด "เพิ่มค่า"
b1_admin_mainmaster_img20
21.กรอกรหัส และชื่อตามที่ต้องการ
b1_admin_mainmaster_img21
22.สำหรับ บริษัท (Company) จะมี 1 รายการ
b1_admin_mainmaster_img22
23.จากนั้นเลือก “แผนก (Department)” และกด เพิ่มค่า
b1_admin_mainmaster_img23
24.ให้ทำการระบุรหัส, ชื่อ (ตรงกับ Group Identifier และ Display Name ที่กำหนดไว้ในหัวข้อ 3 User and Group Management) และค่า (1) เป็นรหัสของบริษัท
b1_admin_mainmaster_img24
25.สร้างให้ครบตามที่ได้กำหนดไว้ในหัวข้อ 3 User and Group Management
b1_admin_mainmaster_img25
26.จากนั้นเลือก “ประเภทเอกสาร (Document Type)” และกด "เพิ่มค่า"
b1_admin_mainmaster_img26
27.กรอกรหัสและชื่อของประเภทเอกสาร ที่ใช้งานในบริษัท/องค์กร (เฉพาะประเภทเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประกาศใช้เอกสารควบคุมต้องมีการอนุมัติตาม Workflow) นอกจากนั้นตรง ค่า (1) ให้ทำการระบุสิทธิ์ที่ต้องการให้กำหนดที่เอกสารประกาศใช้หลังจากได้รับการอนุมัติด้วย เช่น “SiteReadOnly” (ดูผ่านระบบได้เท่านั้น), “SiteConsumer” (สามารถ Download ได้)
b1_admin_mainmaster_img27
28.กำหนดให้ครบทุกประเภทที่ต้องการ (โดยทั่วไปจะเป็น ReadOnly ทุกประเภทเอกสาร ยกเว้น Form ซึ่งปกติจะอนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถ Download ไปได้ เพื่อนำไปใช้งาน จึงกำหนดเป็น SiteConsumer)
b1_admin_mainmaster_img28
29.จากนั้นเลือก “ประเภทการขออนุมัติ (Action Type)” และกด "เพิ่มค่า"
b1_admin_mainmaster_img29
30.ใส่รหัส (ต้องตรงตามที่ระบบมีทั้งหมด 6 ค่า) และชื่อของประเภทการขออนุมัติ (เปลี่ยนแปลงเองได้) และกำหนดค่า (1) ดังภาพ
b1_admin_mainmaster_img30
31.สามารถกำหนดให้ใช้งานได้ 6 ประเภทการขออนุมัติ ตามรายละเอียดดังนี้
b1_admin_mainmaster_img31
ประเภทการขออนุมัติ
รหัส ชื่อ (สามารถกำหนดเองได้) ค่า (1)
NewRequestDocument การขอออกเอกสารใหม่ 1
RecheckEdit การขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร 2
RecheckEdit(Migration) การขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร (Migration) 3
TerminateDocument การขอยกเลิกเอกสาร 4
AddDeleteOwner การเพิ่ม-ลดผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร 5
RequestCopyExt การขอสำเนาเอกสาร 6

ขั้นตอนการตั้งค่า Document Group Path
1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control เลือก Admin และเลือก Tab "Group Path" ตามลำดับ
b1_admin_grouppath_img01
2.จากนั้นตรง Department ให้เลือก แผนกที่ต้องการ
b1_admin_grouppath_img02
3.จากนั้นเลือก "เพิ่มค่า" ระบบจะแสดงประเภทเอกสารที่กำหนดไว้ขึ้นมาให้เลือก (เลือกเฉพาะเอกสารที่มีการสร้างในแผนกนั้นๆ)
b1_admin_grouppath_img03
4.จากภาพแสดงว่า แผนกขาย สามารถสร้างเอกสารได้ 5 ประเภทคือ QM, WP, WI, F, SD
b1_admin_grouppath_img04
5.จากภาพแสดงว่า แผนกบริการ สามารถสร้างเอกสารได้ 4 ประเภทคือ WP, WI, F, SD
b1_admin_grouppath_img05

ขั้นตอนการตั้งค่า Approval Matrix
1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control เลือก Admin และเลือก Tab "สายอนุมัติ” จากนั้นกด “Create Approval Matrix” ตามลำดับ
b1_admin_approvalmatrix_img01
2.จะปรากฏหน้าจอดังภาพให้ทำการกำหนดสายอนุมัติ ซึ่งมีผู้ทบทวนและอนุมัติได้ตั้งแต่ 0-6 คน (ส่วนขั้นตอนบังคับมี 3 ขั้นตอนคือ ขั้นตอนผู้บังคับ, ขั้นตอน DC, และขั้นตอน MR) มีกฏการสร้างสายอนุมัติสำหรับผู้ทบทวนและอนุมัติ 0-6 คนดังนี้
b1_admin_approvalmatrix_img02
รายละเอียดกฎการสร้างสายอนุมัติ
ทบทวนและอนุมัติ 0 คน ไม่ต้องกำหนดที่ Approval 1-6
ทบทวนและอนุมัติ 1 คน กำหนดที่ Approval 4
ทบทวนและอนุมัติ 2 คน กำหนดที่ Approval 1, Approval 4
ทบทวนและอนุมัติ 3 คน กำหนดที่ Approval 1, Approval 2, Approval 3
ทบทวนและอนุมัติ 4 คน กำหนดที่ Approval 1, Approval 2, Approval 3, Approval 4
ทบทวนและอนุมัติ 5 คน กำหนดที่ Approval 1, Approval 2, Approval 3, Approval 4, Approval 5
ทบทวนและอนุมัติ 6 คน กำหนดที่ Approval 1, Approval 2, Approval 3, Approval 4, Approval 5, Approval 6
 
 
 
 
 
 
3.ที่ Tab General ให้เลือก Module, Company, Department, และ Document Type ที่ต้องการกำหนดสายอนุมัติ (1 สายอนุมัติสำหรับเอกสารแต่ละประเภทในแต่ละแผนก)
b1_admin_approvalmatrix_img03
4.ที่ Approval 1 ให้กด Add Role
b1_admin_approvalmatrix_img04
5.จากนั้นให้กดเครื่องหมาย + สำหรับ Group ที่ต้องการ Set ให้เป็น Approval 1 (เลือกได้แค่ 1 Group)
b1_admin_approvalmatrix_img05
6.จะปรากฏผลลัพธ์ ดังภาพ
b1_admin_approvalmatrix_img06
7.ที่ Approval 4 ให้เลือก Group ที่ต้องการให้เป็นผู้อนุมัติ (เลือกได้แค่ 1 Group)
b1_admin_approvalmatrix_img07
8.ที่ DCC ให้เลือก Group ที่ต้องการให้เป็นผู้อนุมัติขั้นตอน DCC (เลือกได้แค่ 1 Group)
b1_admin_approvalmatrix_img08
9.ที่ QMR ให้เลือก Group ที่ต้องการให้เป็นผู้อนุมัติขั้นตอน QMR (เลือกได้แค่ 1 Group)
b1_admin_approvalmatrix_img09
10.ที่ DAR Request ให้เลือก Group ที่ต้องการให้เป็นผู้ที่มีสิทธิ์นำเอกสารที่ประกาศใช้แล้ว ไปดำเนินการขออนุมัติประเภทอื่น (เลือกได้มากกว่า 1 Group) หลังจากตรวจสอบข้อมูลทุกอย่างเรียบร้อย ใส่ Group ที่ต้องการครบทุกขั้นตอน กด OK
b1_admin_approvalmatrix_img10
11.หากไม่มีข้อผิดพลาด ระบบจะขึ้นข้อความ Success
b1_admin_approvalmatrix_img11
12.สร้างสายอนุมัติอื่นๆให้ครบ ตามแต่ละประเภทเอกสารของแต่ละแผนก
b1_admin_approvalmatrix_img12

ขั้นตอนการตั้งค่า Watermark
1.จากเมนู Repository > Data Dictionary > BGear ให้สร้าง Folder ชื่อ “BView”
b1_admin_watermark_img01
2.จากนั้นให้ทำการ Manage Aspects
b1_admin_watermark_img02
3.เลือก Aspects ที่ชื่อ “BView System Configuration”
b1_admin_watermark_img03
4.ไปที่ Folder “BView” ให้ทำการสร้าง Folder “Watermark”
b1_admin_watermark_img04
5.จากนั้นทำการ Upload ภาพลายน้ำที่ต้องการวางภายใต้ Folder “Watermark”
b1_admin_watermark_img05
6.เข้าไปที่ภาพนั้นและ Copy nodeRef ของภาพมา (Copy มาแค่ส่วนที่อยู่หลัง SpacesStore/)
b1_admin_watermark_img06
7.กลับมาที่ Folder "BGear" ให้เลือก Edit Properties ที่ Folder “BView”
b1_admin_watermark_img07
8.เลือก “All Properties”
b1_admin_watermark_img08
9.ทำการ Config Setting ลงไปดังภาพ โดยส่วนที่เป็น nodeRef ให้ใช้ nodeRef ที่ Copy มาจากภาพที่ต้องการทำเป็นลายน้ำ Download Mapping [iso-department,isod:isoDocument]=O|T,Download By ${USER_LOGIN} Full Name ${USER_FULLNAME} Time ${DOWNLOAD_TIME;dd MM yyyy},70,100,12,0,0.3,0.3,0,0,0|I,5dc3b1b7-341c-4146-bb7b-64e07693bfb2,200,200,0.5
b1_admin_watermark_img09
10.เลือกเมนู Download with watermark สำหรับผู้ที่มีสิทธิ์เห็นเมนู
b1_admin_watermark_img10
11.ระบบให้ Save File ลงที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งาน
b1_admin_watermark_img11
12.เมื่อเปิด File จะพบว่า File ที่ Download มาจะปรากฎลายน้ำ (เฉพาะไฟล์ที่เป็นเอกสารควบคุม และ Type เป็น PDF)
b1_admin_watermark_img12