BGEAR Co., LTD.

Alfresco - Enterprise Content Management

B-LEAF

การใช้ระบบ Workflow หรือที่อาจจะเรียกหรูๆว่า Business Process Management (BPM) นั้นมีการใช้งานอย่างแพร่หลาย ซึ่ง Workflow ได้เข้ามาทดแทนกระบวนการทำงานแบบเดิมๆ เช่น การขออนุมัติแบบใช้กระดาษ หรือการใช้ E-Mail โดยการใช้งาน Workflow Solution นั้น นอกจากจะช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นขั้นตอนตามเงื่อนไขที่ได้กำหนดไว้ในระบบ ยังทำให้การติดตามงานในขั้นตอนต่างๆ เป็นไปได้ง่ายและสะดวกรวดเร็ว อีกทั้งในระยะยาวยังทำให้ช่วยในเรื่องของการลดการใช้งานกระดาษได้อีกด้วย

การเลือกใช้ Workflow solution ที่เราจะเลือกเข้ามาใช้งานในองค์กรนั้น จริงๆ แล้วมีอยู่หลายตัวมาก โดยหลักการเราก็มักจะต้องเลือกจาก Solution ที่มีการใช้งานกันอย่างแพร่หลายทั่วโลก ซึ่ง Alfresco เป็นอีกหนึ่ง Workflow Solution ที่มาพร้อมกับ Document Management โดย Alfresco นั้นถูกพัฒนาเรื่องของ Workflow มาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะ Workflow Engine ที่ Alfresco เลือกมาใช้ คือ Activiti มีความยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพ ทั้งการออบแบบ Workflow และการใช้งาน ดังนั้นจึงไม่แปลกใจเลยที่ Alfresco นั้น ถูกเลือกใช้จากทั่วทุกมุมโลก และรวมทั้งประเทศไทยด้วย

แต่ก็เป็นที่น่าเสียดายที่ Project ที่เกี่ยวข้องกับ Workflow นั้น จะมีมูลค่าของโครงการที่ค่อนข้างสูง เนื่องจากการพัฒนาจะมีส่วนที่เกี่ยวข้องกับการทำ E-Form และสายอนุมัติของ Workflow ซึ่งอาจจะมีความซับซ้อนและยังอาจจะมีการเชื่อมโยงกับระบบ ERP อีกด้วย ดังนั้นในหลายๆ องค์กรเลยยังไม่ได้ทำระบบ Workflow นั่นเอง ซึ่ง Bleaf Solution จึงได้ถูกออกแบบ เพื่อให้แก้ไขปัญหาเหล่านี้ โดยทีม Engineer ของ BGEAR ได้พัฒนาเครื่องมือในการสร้าง E-Form ผสานเข้ากับ Alfresco Workflow ได้อย่างรื่นไหลและรวดเร็ว เพื่อให้องค์กรสามารถปรับเปลี่ยนกระบวนการให้สอดคล้องกับการแข่งขันที่ดุเดือดในปัจจุบัน

อีกปัจจัยหนึ่งที่มีผลกับการ Implement โครงการที่เกี่ยวกับ Workflow ก็คือระยะเวลาการ Implement รวมถึงความชำนาญของทีม Implement ด้วย ดังนั้นทางทีมพัฒนาจึงได้เตรียม Workflow Template ที่ผ่านการ Implement มาเป็นอย่างดีแล้ว เพื่อลดความเสี่ยงของการทำโครงการลง และทำให้โครงการสามารถปิดได้อย่างรวดเร็ว ซึ่ง Workflow Template ที่ทางทีมได้จัดเตรียมไว้ สามารถแบ่งได้ เป็น 4 กลุ่มด้วยกัน คือ

1.กลุ่ม Workflow ที่เกี่ยวข้องกับงานควบคุมคุณภาพ (ISO Document Control) – งานในส่วนนี้ก็จำเป็นต้องใช้งาน Workflow Solution เหมือนกันนะครับ ไม่ว่าจะเป็น Document Action Request (DAR), Collective/Preventive Action Request(CAR/PAR) หรือแม้แต่การทำพวก Internal Quality Audit (IQA) ซึ่ง Workflow ในกลุ่มนี้จะช่วยในเรื่องของการลดความผิดพลาดในกระบวนการผลิตสินค้าและบริการ รวมถึงสามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์ โดย Workflow ในกลุ่มนี้ทางทีมพัฒนาได้จัดเตรียม Workflow Package เฉพาะที่เรียกว่า B1-ISO Solution ขึ้นมา เพื่อตอบโจทย์ลูกค้าที่ให้ความสำคัญในเรื่องนี้อีกด้วย

2.กลุ่ม Workflow ที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติการจัดซื้อและการเงิน -Workflow ที่ได้รับความนิยมในการ Implement ลำดับต้นๆ เลยก็คือ Workflow ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องเงินๆ ทองๆ นั่นเอง และ Workflow ประเภทนี้โดยมากมักจะต้องมีการเชื่อมต่อกับระบบ ERP ด้วย จึงจะได้ประสิทธิภาพในการทำงานแบบเต็มที่ เช่น Payment Workflow (การขออนุมัติจ่ายเงิน), PR/PO Workflow (การขออนุมัติจัดซื้อ), Petty Cash Workflow (การขออนุมัติเงินสดย่อย) เป็นต้น

3.กลุ่ม Workflow ที่เกี่ยวข้องกับการขออนุมัติแบบทั่วๆไป

4.กลุ่ม Workflow ที่เกี่ยวข้องกับการขออนุมัติแบบเฉพาะ

» ที่ปรึกษา: คุณจิรายุ ชิงพยัคฆ์มัณฑ์ 086-413-4464 /jirayu@bgear.co.th

Table of Contents

BLeaf Workflow Solution คืออะไร
BLeaf Workflow Solution ประกอบด้วยอะไรบ้าง
ทำไมต้อง BLeaf Workflow Solution
ขั้นตอนการสร้างกรอกเอกสารใน BLeaf-Workflow
ขั้นตอนการสร้างแบบฟอร์มใน BLeaf-Admin
ขั้นตอนการสร้างรายงาน (Report)
ขั้นตอนการออกแบบ Workflow

BLeaf Workflow Solution คืออะไร

การนำระบบ Enterprise Content Management หรือ ECM มาใช้งานในองค์กร นอกเหนือจากการจัดเก็บเอกสารและการค้นหาเอกสารที่สะดวกรวดเร็วแล้ว การจัดส่งเอกสารไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์กรก็เป็นสิ่งสำคัญ ซึ่ง Module ที่บริษัทฯ มีและสามารถตอบสนองกับความต้องการของธุรกิจ คือ Business Process Management หรือ BPM หรือที่เราคุ้นเคยคือ Workflow Process
ที่ผ่านมาการพัฒนา Workflow Process ที่ไม่มีซับซ้อนขึ้นมาใช้งานนั้น จะใช้เวลาตั้งแต่เก็บรวบรวมความต้องการ (Requirement Gathering) จนสามารถใช้งานได้จริง (Go-Live) อย่างต่ำประมาณ 3 เดือนขึ้นไป แต่ด้วย Solution ดังกล่าวได้ ผู้ใช้งานสามารถพัฒนา, แก้ไข และปรับเปลี่ยนแบบฟอร์ม (eForm) ตลอดจน Workflow Process ได้อย่างรวดเร็ว ไม่ยุ่งยากซับซ้อน โดยไม่จำเป็นต้องเขียนโปรแกรม ซึ่ง Solution ดังกล่าวสามารถลดเวลาในการพัฒนาแบบฟอร์มและ Workflow Process จนสามารถใช้งานจริงได้ภายใน 1 เดือน
Top

BLeaf Workflow Solution ประกอบด้วยอะไรบ้าง

เราสามารถแบ่ง BLeaf Memo Workflow Solution ได้ออกเป็น 2 หลักๆ  ได้แก่ ส่วนที่ใช้สำหรับออกแบบ (BLeaf-Admin) และส่วนของผู้ใช้งาน (BLeaf-Workflow)
 - ส่วนที่ใช้สำหรับการออกแบบ (BLeaf-Admin) นั้น จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนย่อย ๆ ได้แก่ ส่วนของการออกแบบ แบบฟอร์ม (eForm) และส่วนของการออกแบบ Workflow Process ทั้งนี้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดสิทธิ์เพื่อป้องกันการแก้ไขได้
 - ส่วนของผู้ใช้งาน (BLeaf-Workflow) ซึ่งจะเน้นสำหรับการกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม (eForm) , การอนุมัติ (Approve) หรือยกเลิก (Reject) งานตาม Workflow Process ตลอดจนการติดตามงาน (Monitor) ได้
Top

ทำไมต้อง BLeaf Workflow Solution

 - สามารถใช้งานได้ง่ายผ่าน Web Brower โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม
 - สามารถทำการพัฒนา, แก้ไข และปรับเปลี่ยนแบบฟอร์ม (eForm) ตลอดจน Workflow Process ได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องมีการเขียนโปรแกรม
 - สามารถแก้ไขและปรับเปลี่ยนแบบฟอร์ม (eForm) ) ตลอดจน Workflow Process ได้อย่างรวดเร็วได้อย่างรวดเร็วและมีผลทันที (Real-time)
 - สามารถกำหนด KPI ของแต่ละงานได้
 - สามารถกำหนดการแจ้งเตือนผ่าน E-mail ได้ โดยเนื้อหาใน E-mail ผู้ใช้งานสามารถกำหนดเนื้อหาได้โดยตนเอง
 - สามารถติดตามงาน (Monitor) ได้
 - สามารถเพิ่มลายเซ็นต์ลงในเอกสาร (Digital Signature) ได้
 - สามารถทำการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ภายนอกผ่านทาง Service Task และนำข้อมูลที่ได้มาใส่ใน Workflow ได้
 - Workflow Process รองรับมาตรฐานสากล BPMN 2.0

ขั้นตอนการสร้างกรอกเอกสารใน BLeaf-Workflow

สำหรับการกรอกแบบฟอร์มใน BLeaf-Worklfow สามารถทำได้ดังนี้
1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือก “สร้าง Memo” ทางด้านบนขวามือ
Create Memo on BLeaf Workflow Solution
2.เลือก ประเภท Workflow และแบบฟอร์ม ที่ต้องการ จาก Drop-down List
Create Memo on BLeaf Workflow Solution
3.กรอกข้อมูลให้ครบถ้วนโดยเฉพาะอย่างยิ่ง Field ที่มีสัญลักษณ์ “*”
Create Memo on BLeaf Workflow Solution
4.เลือก “Replace Fields” หลังจากนั้นระบบจะปรากฏข้อความเพื่อยันยัน
Create Memo on BLeaf Workflow Solution
5.ระบบจะแสดงแบบฟอร์มใบปะหน้าขึ้นมาให้ตรวจสอบ หลังจากนั้นเลือก “Send to Approval” เพื่อส่งงานให้กับผู้อนุมติคนถัดไป ระบบจะปรากฏข้อความยืนยัน
6.ระบบจะทำการสร้างเลขที่ Memo ID และปรากฏข้อความยืนยันอีกครั้ง จากนั้นเลือก OK

ขั้นตอนการสร้างแบบฟอร์มใน BLeaf-Admin

สำหรับการสร้างแบบฟอร์มใน BLeaf-Worklfow สามารถทำได้โดยไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานทางด้านโปรแกรมมาก่อน โดยมีขั้นตอนในการสร้างดังนี้
1. หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ ให้เลือกเมนู Application > BLeaf-Admin
Create eForm
2. เลือกเมนู Memo ทางด้านซ้ายมือ จากนั้นเลือกที่ Tap “Form & Report”
3. เลือก เพิ่ม Format จากเมนูทางด้านบนขวามือ
Create eForm
4. กำหนดชื่อแบบฟอร์มใน Field ชื่อ และกำหนดขนาดความกว้างของ Label ใน Field Label Width จากนั้นให้ Click ที่ปุ่ม Save
Create eForm
5. เลือกปุ่ม เพิ่ม Tab ระบบจะปรากฏหน้าจอสำหรับกำหนดลำดับ และชื่อ Tab หลังจากนั้นเลือกปุ่ม บันทึก
Create eForm
6. หลังจากที่สร้าง Tab เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปเป็นการสร้าง Field ในแบบฟอร์ม โดยให้เลือกจากเมนู เพิ่มฟิลด์ ทางด้านขวามือ ระบบจะปรากฏหน้าจอการเพิ่มฟิลด์ขึ้นมาให้
Create eFrom
 
Field Name Field Description
ลำดับ เป็นการกำหนดลำดับในการแสดงผลซึ่งระบบจะอ่านข้อมูลและทำการแสดงผลจากบนลงล่าง
Field Name กำหนดชื่อ Field
Field Type กำหนดประเภทของ Field ที่ใช้เก็บข้อมูลได้ดังนี้ String = สำหรับเก็บข้อมูลในรูปแบบของตัวอักษร Integer = สำหรับเก็บข้อมูลในรูปแบบของตัวเลข เช่น เบอร์โทรศัพท์ หรือเบอร์โทรศัพท์มือถือ เป็นต้น Float = สำหรับเก็บข้อมูลในรูปแบบของตัวเลข เช่น 9,999.99 Date = สำหรับเก็บข้อมูลในรูปแบบของวันที่ DateTime = สำหรับเก็บข้อมูลในรูปแบบของวันที่และเวลา Time = สำหรับเก็บข้อมูลในรูปแบบของเวลา
Field Length กำหนดขนาดของ Field ที่ใช้เก็บข้อมูล
Default Value สำหรับกำหนดค่ามาตรฐานของ Field
Display Name สำหรับกำหนดชื่อ Label ของ Field
Display Type กำหนดประเภทของ Display Type ที่กำหนดการแสดงผลได้ดังนี้ Text Field = แสดงผลในรูปแบบ Field ที่ใช้กรอกข้อมูล Text Area = แสดงผลในรูปแบบ Memo List Box = แสดงผลในรูปแบบ Drop-down List Calendar = แสดงผลในรูปแบบของปฏิทิน Check Box = แสดงผลในรูปแบบของ Check Box ให้เลือก Radio Box = แสดงผลในรูปแบบของ Radio Box ให้เลือก Panel Box = แสดงผลในรูปแบบของ กรอบหรือแฟรม Hidden = กำหนดให้ File ดังกล่าวไม่แสดงผลในแบบฟอร์ม แต่ให้รับค่าและนำไปแสดงผลในรูปของ Report Label = แสดงผลในรูปแบบของ Label
Display Width กำหนดความกว้างของ Field ที่ต้องการให้แสดงผล
Display Height กำหนดความสูงกว้างของ Field ที่ต้องการให้แสดงผล
Display Format ใช้สำหรับกำหนดรูปแบบของการแสดงผล เช่น ต้องการกำหนดให้การแสดงผลเป็น วัน เดือน ปี (ค.ศ.) จะกำหนด d/m/Y เป็นต้น
Source URL กำหนด URL สำหรับการแสดงผล โดยดึงข้อมูลจาก Master File ซึ่งรูปแบบดังนี้ main/master?orderBy=id หรือ main/userList อย่างใดอย่างหนึ่ง
Display Format ใช้สำหรับกำหนดรูปแบบของการแสดงผล เช่น ต้องการกำหนดให้การแสดงผลเป็น วัน เดือน ปี (ค.ศ.) จะกำหนด d/m/Y เป็นต้น
Source URL กำหนด URL สำหรับการแสดงผล โดยดึงข้อมูลจาก Master File ซึ่งรูปแบบดังนี้ main/master?orderBy=id หรือ main/userList อย่างใดอย่างหนึ่ง
Source Param กำหนดชื่อข้อมูลฐานข้อมูลจาก Master File มาแสดงผล โดยมีรูปแบบดังนี้ type='masterfile name'
Tigger Field กำหนด Field ที่ใช้เก็บค่า
Parent Name กำหนดให้ Field ดังกล่าวอยู่ใน Parent Name
Special Param กำหนดค่า Parameter พิเศษ (ปัจจุบันยังไม่ได้ใช้งาน)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7. หลังจากที่เพิ่ม Field เรียบร้อยแล้วให้ทำการ Save ซึ่งจะระบบจะแจ้งเตือนว่า Field ดังกล่าวยังไม่สร้างใน Report
bleaf_admin_eform_img06
8. จากนั้นจะเป็นการเพิ่มสายการอนุมัติ
  8.1 ทำการเพิ่ม Workflow Type
     8.1.1 จากเมนู Main ทางด้านซ้ายมือ หลังจากนั้นเลือกประเภทเป็น Workflow Type
     8.1.2 เลือก “เพิ่มค่า” จากเมนูทางด้านขวามือ จะปรากฏหน้าจอให้กรอกข้อมูล ให้ผู้ใช้งานกรอกให้ครบถ้วน จากนั้นเลือก “บันทึก”
bleaf_admin_eform_img07
  8.2 เพิ่ม Workflow Pattern
     8.2.1 จากเมนู Main ทางด้านซ้ายมือ หลังจากนั้นเลือกประเภทเป็น Workflow Pattern
     8.2.2. เลือก “เพิ่มค่า” จากเมนูทางด้านขวามือ จะปรากฏหน้าจอให้กรอกข้อมูล ให้ผู้ใช้งานกรอกให้ครบถ้วน จากนั้นเลือก “บันทึก”
bleaf_admin_eform_img08
9. จากนั้นจะทำการกำหนด Approval Matrix โดยผู้ใช้งานเลือกเมนูจาก Memo ทางด้านซ้ายมือจากนั้นเลือก Tab “Approval Matrix”
bleaf_admin_eform_img09
10. ให้เลือก “Create Approval Matrix” จากทางด้านขวามือ ให้เลือก Workflow Type, Workflow Pattern จาก Drop-down List จากนั้นเลือกแบบฟอร์มที่ต้องการและเลือกตำแหน่งที่จะให้แสดงลายเซ็นต์ใน Report โดยกำหนดเป็นแกนค่าของ x,y โดยมีรูปแบบดังนี้ [0,0]
bleaf_admin_eform_img10
11. ทำการกำหนดผู้ร้องขอ (Requestor) ที่เป็นผู้ใช้งานคนที่เป็นคน Start Workflow
bleaf_admin_eform_img11
12. ทำการกำหนดผู้อนุมัติลำดับที่ 1 ทั้งนี้ระบบได้ออกแบบมาให้สามารถสร้างผู้อนุมัติได้สูงสุด 15 ลำดับ จากนั้นเลือก “บันทึก”
bleaf_admin_eform_img12
13. ทดสอบการแสดงผลแบบฟอร์มที่สร้างขึ้นใหม่โดยไปที่ BLeaf-Workflow

ขั้นตอนการสร้างรายงาน (Report)

การสร้างรายงานในระบบมีการจัดเตรียมเครื่องมือมา หากผู้ใช้งานพอมีความรู้ด้าน HTML จะเป็นประโยชน์ในการปรับแต่งรายงานให้สวยงาม สำหรับขั้นตอนในการสร้างรายงานมีดังนี้
1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ ให้เลือกเมนู Application > BLeaf-Admin
2.เลือกเมนู Memo ทางด้านซ้ายมือ จากนั้นเลือกที่ Tab “Form & Report” จากนั้นเลือก แบบฟอร์มที่ต้องการสร้างรายงาน
Create Reportt
3.เลือก Tab Report“ เพื่อทำการสร้างรายงาน
Create Report
4.รูปแบบของ Field ที่ต้องการให้แสดงผล สามารถเขียนในรูปแบบดังนี้ ${Filed Name}
5.หลังจากสร้างรายงานได้ตามที่ต้องการหลังจากนั้นเลือก “Save”
6.ตัวแปรที่สำคัญในระบบ
Variable Description
${H_REQUESTED_TIME} Field วันที่ในการสร้าง Memo
${H_TITLE} Field เรื่อง
${H_TO} Field เรียน
${H_REMARK} Field หมายเหตุ
${S_REQ_NAME} Field ชื่อ-นามสกุลผู้ร้องขอ (Requestor) ภาษาอังกฤษ
${S_REQ_G_NAME} Field ชื่อ-นามสกุลผู้ร้องขอ (Requestor) ภาษาไทย
${S_REQ_JOB_TITLE} Field ตำแหน่งผู้ร้องขอ
${S_IMAGE_1} Field Logo ของบริษัท
${S_SIGN_REQ} Field ภาพลายเซ็นของผู้ร้องขอ
${S_ID} Field หมายเลข Memo
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7.ทดสอบการแสดงผลแบบฟอร์มที่สร้างขึ้นใหม่โดยไปที่ BLeaf-Workflow

ขั้นตอนการออกแบบ Workflow

การออกแบบ Workflow Process นั้นผู้ใช้งานสามารถทำการออกแบบผ่านโปรแกรม Eclipse ที่ได้ทำการติดตั้ง Workflow Designer ไว้เรียบร้อยแล้ว ( Download Workflow Deisgn) สำหรับขั้นตอนในการสร้าง Workflow มีดังนี้
1.เปิดโปรแกรม Eclipse ขึ้นมาเพื่อใช้งานโดยโปรแกรมดังกล่าวต้องติดตั้ง Workflow Designer เรียบร้อยแล้ว
2.จากนั้นเลือก Tool ทางด้านขวามือถือออกแบบ Workflow
bleaf_admin_wf_img01
ตัวอย่าง Workflow ที่สร้างเรียบร้อยแล้ว
bleaf_admin_wf_img02
3.ทำการ Save Workflow (ชื่อ file ต้องไม่มี space)
4.ทำการ Copy File WorkFlow มาและแก้ไขชื่อ File โดยมีรูปแบบ Filename.bpmn20.xml ตัวอย่าง MyProcess.bpmn20.xml
bleaf_admin_wf_img03
5. ทำการ Log-in ด้วยผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ในการปรับปรุง Workflow จากนั้นเลือกเมนู Repository > Data Dictionary > Workflow Definitions
6.ทำการ Upload workflow ที่ต้องการ
bleaf_admin_wf_img04
7.แก้ไขรายการ (Edit Properties) โดยเปลี่ยน
  7.1 Field "Workflow Engine Id" เป็น "activiti"
  7.2 Field "Workflow Name" เป็น "activiti$Filename"
bleaf_admin_wf_img05
8.เลือกปุ่ม "Save"
9.ทดสอบการทำงาน Workflow ที่สร้างขึ้นใหม่โดยไปที่ BLeaf-Workflow