BGEAR Co., LTD.

Alfresco - Enterprise Content Management

» การกำหนดเอกสารหมดอายุ (Document Expired) และการประยุกต์ใช้งาน

การจัดการเรื่องเอกสารหมดอายุ จริงๆแล้วจะเป็น Function ของ ECM นะครับ เราจะเรียกว่า Records Management ซึ่งจะต้องมีการกำหนด File Plan ว่าครบ 3 ปี จะให้ทำอะไรกับเอกสาร ครบ 5 ปี หรือ 10 ปีจะให้ทำอะไร ซึ่งใน Alfresco ก็จะมี Modules ที่ชื่อ Records Management (RM) เหมือนกัน เพียงแต่ว่าการติดตั้งนั้น ต้องติดตั้งแยกต่างหากจาก Alfresco นะครับ ซึ่งก็ต้องยอมรับว่า Records Managment ของ Alfresco นั้นมีขั้นตอนในการ Configuration และการใช้งานที่ยากอยู่นะครับ อีกทั้งความต้องการขององค์กรต่างๆ ของไทย ส่วนใหญ่ก็จะใช้ Function เรื่องของการแจ้งเดือนเอกสารหมดอายุ หรือแจ้งเตือนเอกสารก่อนหมดอายุ ดังนั้นทางทีมพัฒนาจึงได้พัฒนา Function ของการแจ้งเตือนเอกสารหมดอายุขึ้นมา เพื่อตอบสนองความต้องการในการใช้งานของลูกค้าให้สะดวกมากยิ่งขึ้นนะครับ

ในบทความนี้นอกจากจะบอกถึงวิธีการ Config ค่าต่างๆ ในการใช้งานเอกสารหมดอายุแล้ว ยังจะบอกถึงวิธีการนำเอาไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ รวมถึงการเรียกใช้ Service ในการกำหนดเอกสารหมดอายุแบบอัตโนมัติอีกด้วย

เรามาเริ่มกันเลยนะครับ

1.การตั้งเอกสารหมดอายุนั้น เราจะเริ่มต้นตั้งแต่การกำหนด Folder ในการเก็บเอกสารหมดอายุกันก่อนนะครับ เช่นในรูปด้านล่าง จะเป็น Folder ที่เรากำลังจะกำหนดให้เป็น Folder ที่เก็บเอกสารหมดอายุ ก็สร้าง Folder ขึ้นมา

2.ที่ Folder ให้คลิกที่ More จากนั้นเลือก Manage Aspects นะครับ

3.ที่ Folder ให้คลิกที่ More จากนั้นเลือก Manage Aspects นะครับ จะปรากฎหน้าจอดังรูปด้านล่าง ให้คลิกปุ่ม (+) ที่ BFOR-Folder Record จะหมายถึงการกำหนดว่า Folder นี้ จะใช้ในการเก็บเอกสารหมดอายุนะครับ จากนั้นกดปุ่ม Apply changes

4.สังเกตุว่าเมื่อกด Apply changes แล้ว ที่ Folder จะมีสัญลักษณ์ นาฬิกาปลุกขึ้นมา เพื่อเป็นการบอกว่า Folder นี้ จะเก็บเอกสารที่มีการตั้งเวลาของการหมดอายุเอกสาร

5.ขั้นต่อมาก็ให้คลิกที่ More… จากนั้นเลือก Manage Rules

6.จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Create Rules

7.ให้ทำการกำหนดค่าต่างๆ ตามรูปด้านล่าง ซึ่งจะขออธิบายความหมายของการกำหนดค่าต่างๆ ดังนี้ คือ

7.1.Name: ตั้งชื่อ Rules นะครับ ตั้งอะไรก็ได้ ไม่ได้ซีเรียส
7.2.When: เป็นการกำหนดว่า Action ของเราจะทำเมื่อไหร่นะครับ โดยเราตั้งใจว่า ถ้าเกิดมีการ Upload เอกสารเข้ามาที่ Folder นี้ ก็ให้ทำ Action เลย ดังนั้น ต้องเลือกเป็น Items are created or enter this folder นะครับ
7.3.If all criteria are met: เป็นการกำหนดเงื่อนไขนะครับว่า เอกสารแบบไหนประเภทไหนบ้างที่จะให้ทำ Action ซึ่งเราก็จะเลือกเป็นเอกสารทุกประเภททุกแบบเลยครับ ดังนั้นจึงต้องเลือก Content of type or sub-type is Content นะครับ
7.4.Perform Action: ให้เลือกเป็น add_record_aspect นะครับ ซึ่ง Action นี้ จะเป็น Action ที่จะทำเรื่องของการกำหนดให้เอกสารที่ถูก Upload เข้ามาที่ Folder นี้จะมีคุณสมบัติในการตั้งอายุของเอกสารได้
7.5.Rule applies to subfolders: จะหมายถึงให้ Action ทำงานทั้งใน Folder นี้ และ Sub Folder ด้วย

เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม [Create]

8.เมื่อคลิกที่ปุ่ม [Create] แล้ว จะเข้าสู่หน้าจอ ดังรูปด้านล่าง จากนั้นให้คลิกที่ Documents เพื่อไปดู Folder

9.จะสังเกตุว่าที่ Folder จะมี icon Business Rules ปรากฎขึ้นมาเพิ่มเติม ดังรูปด้านล่าง

10.การ Config ตั้งแต่ข้อที่ 1 ถึง 9 นั้น เป็นการกำหนดให้ Folder มีคุณสมบัติเพิ่มเติมจาก Folder ปกติคือ
     1.เอกสารที่ Upload เข้าไปที่ Folder นี้จะสามารถตั้งเวลาการหมดอายุของเอกสารได้
     2.สามารถตั้งค่า Default ของเอกสารที่ Upload เข้าไปที่ Folder นี้ได้ เช่น User ที่จะให้ทำการแจ้งเตือน วันที่หมดอายุ และ วันที่แจ้งเตือนล่วงหน้า เช่น เอกสารที่ Upload เข้าไปจะหมดอายุ 2 ปีข้างหน้า และแจ้งเตือนล่วงหน้า ก่อน 3 เดือน เป็นต้น

11.คราวนี้ทดสอบ นำเข้าเอกสารไปที่ Folder “เอกสารสัญญาดูนะครับ ดังรูปด้านล่าง

12.จะสังเหตุเห็นว่าเอกสารที่เรานำเข้าไปนั้น จะมีรูปนาฬิกา และมีคำว่า Notify Date และ Expire Date ขึ้นมานะครับ แสดงว่าเอกสารนี้ มีคุณสมบัติในการตั้งเวลาของเอกสารแล้วนะครับ

13.ให้ทำการคลิก Icon “Edit Properties” จากนั้นเลือก All Properties…

14.กำหนดวันที่แจ้งเตือนล่วงหน้า(Notify Date) , วันที่หมดอายุของเอกสาร(Expire Date), โดยการแจ้งเตือนนั้น สามารถระบุเป็น User ก็ได้ (Notify User) หรืออาจจะเลือกเป็น Notify Group ก็ได้นะครับ

และในส่วนของ Action ก็จะหมายถึง ถ้าถึงวันหมดอายุแล้วจะให้ทำ Action อะไร ซึ่งก็จะมีให้เลือก คือ Backup, Delete, Send E-Mail นะครับ

15.หลังจากใส่ข้อมูลครบถ้วนเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม [Save] นะครับ ที่เอกสารจะขึ้นดังรูปข้างล่าง

16.การกำหนดค่า Default ของ Folder เพื่อทำการกำหนดค่าเอกสารหมดอายุ อัตโนมัติ