BGEAR Co., LTD.

Alfresco - Enterprise Content Management

» B1 Version 4.0-คู่มือการใช้งาน B1-DAR User Manual

สำหรับการใช้งาน B1-Document Action Request (DAR) ในส่วนของผู้ใช้งานนั้น จะประกอบไปด้วย 2 เรื่อง ด้วยกัน คือ
1. การขอจัดทำเอกสารใหม่ (ข้อที่ 1-6)
2. การขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร (ข้อที่ 7-13)

 

การขอจัดทำเอกสารใหม่

1. สำหรับส่วนนี้ก็จะเป็นหน้าที่ของ Requester หรือผู้ขอจัดทำเอกสาร ซึ่งอยู่ตามแผนกต่างๆ นั่นเอง วิธีการขออนุมัติเอกสาร ให้ทำการคลิกที่เมนู Application จากนั้นเลือก B1-DAR และเลือก Main

2. ซึ่งจะปรากฎหน้า Main ตามรูปด้านล่างนี้ เดี๋ยวเรามาเริ่มตั้งแต่การขอจัดทำเอกสารกันนะครับ ให้คลิกที่ปุ่ม สร้างเอกสาร ISO นะครับ ในกรณีที่เป็นการขอจัดทำเอกสารใหม่ (เป็นเอกสารที่ยังไม่เคยประกาศใช้)

3. หลังจากกดปุ่ม สร้างเอกสาร ISO เรียบร้อยแล้ว จะปรากฎหน้าจอดังรูปด้านล่างนะครับ ซึ่งในหน้านี้จะเป็นหน้าในการขอจัดทำเอกสาร โดยจะต้องทำการกรอกและเลือกข้อมูลบางอย่าง เพื่อขอจัดทำเอกสาร

4. เรามาเริ่มต้นเลยนะครับว่าหน้า ขอขึ้นทะเบียนเอกสาร จะต้องกรอกข้อมูลอะไรบ้าง เริ่มตั้งแต่
4.1 ประเภทของการขออนุมัติดำเนินการ – ข้อมูลช่องนี้เราไม่ต้องเลือกนะครับ เนื่องจากว่าเป็นการขอจัดทำเอกสารใหม่ ดังนั้นจึงมีแค่ตัวเลือกเดียว

4.2 ระบุ Folder ที่ใช้จัดเก็บเอกสาร – ข้อมูลช่องนี้จะเป็นการระบุ Folder ที่ใช้จัดเก็บเอกสารต้นฉบับการเลือกข้อมูลในช่องนี้สำคัญมากนะครับ นอกจากเป็นการระบุ Folder ที่จัดเก็บเอกสารต้นฉบับของเราแล้ว ยังมีผลกับสายอนุมัติของเอกสารด้วย ให้ทำการคลิกที่ปุ่ม Select นะครับ

จะปรากฎหน้าจอดังรูปด้านล่าง ให้ทำการคลิกเลือก Folder ที่ใช้ในการจัดเก็บเอกสารต้นฉบับนะครับ จะปรากฎข้อมูลทางด้านขวามือ ตามตัวอย่างด้านล่างจะหมายความว่า ที่ Folder BDC-BM จะสามารถเก็บเอกสารประเภท WI, QP, F, WP, QM,SD, Manual ได้นั่นเอง และใน Folder BDC-BM นี้ ผู้ที่สามารถขอจัดทำได้ คือ Woraphoom, Jirayu, Sarit นั่นเอง ดังนั้นเมื่อเลือก Folder ที่จัดเก็บได้แล้ว ก็กดปุ่ม OK

4.3 ประเภทเอกสาร – หลังจากที่เลือก Folder ที่ใช้ในการเก็บเอกสารแล้ว ในช่องของประเภทเอกสาร ก็จะสามารถเลือกได้แล้วนะครับ โดยเมื่อเลือกประเภทเอกสาร ก็จะปรากฎสายอนุมัติขึ้นมาทางด้านขวาทันที

4.4 ไฟล์ – เลือกไฟล์ต้นฉบับที่ต้องการจัดเก็บและขออนุมัตินะครับ ไฟล์ต้นฉบับโดยมากจะเป็นไฟล์ที่แก้ไขได้ เช่น .docx , .xlsx เป็นต้น ส่วนในขั้นตอนของการประกาศใช้งานถึงจะมีการแปลงเป็นเอกสาร PDF นะครับ

4.5 วันที่มีผลบังคับใช้ – ในขั้นตอนนี้ผู้ขออนุมัติสามารถระบุวันที่มีผลบังคับใช้ได้ โดยเมื่อส่งขออนุมัติแล้ว ทาง Document Control สามารถเปลี่ยนแปลงวันที่มีผลบังคับใช้ได้อีกทีหนึ่ง

4.6 เหตุผลในการขอดำเนินการ – ระบุเหตุผลในการขอดำเนินการนะครับ ซึ่งการกรอกในช่องนี้ จะถูกเก็บเป็นประวัติของเอกสารด้วยนะครับ

4.7 ผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร – สำหรับผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร จะหมายถึง เวลาที่เอกสารถูกประกาศใช้งานแล้ว จะมี E-Mail ไปแจ้งเตือนผู้ใช้งาน ที่อยู่ในกลุ่มของผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร และผู้ใช้สามารถคลิกเพื่อมาเปิดดูและรับทราบเอกสาร โดยในขั้นตอนการจัดทำเอกสารนั้น กลุ่มของผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสารนั้นจะปรากฎขึ้นมาเองโดยอัตโนมัติ จากการเลือก Folder ที่ใช้จัดเก็บเอกสารนั่นเอง

และผู้ใช้งาน สามารถเลือก ผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสารเพิ่มเติมได้ โดยการคลิกที่ปุ่ม เลือก ซึ่งจะปรากฎหน้าจอขึ้นมา ให้คลิกที่ปุ่ม [+] เพื่อเลือก กลุ่มผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสารเพิ่มเติม

เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จเรียบร้อย ให้คลิกที่ปุ่ม [ตกลง] ระบบจะเริ่ม Start Workflow โดยจะใช้เวลาในการ Start ช้าหรือเร็วขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์ว่าขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก

และเมื่อ Start เสร็จเรียบร้อย ระบบจะแสดงข้อความ Start Workflow Successfully พร้อมกับ Generate เลข DAR และชื่อเอกสารขึ้นมา

5. เมื่อ Start Workflow เสร็จแล้ว เราจะกลับมาที่หน้าจอหลัก ตามรูป ให้คลิกที่ Column “วันที่ทำรายการ” จะปรากฎรายการที่เราได้ทำการ Start Workflow ขึ้นมาเป็นรายการแรกนะครับ สังเกตุว่า จะมีสัญลักษณ์สี เป็นสีเทา ซึ่งจะหมายถึงเป็นเอกสาร ที่มีการขอจัดทำเป็นครั้งแรก และมีรูปนาฬิกาอยู่ แสดงว่ากำลังอยู่ในระหว่างการขออนุมัติอยู่ โดยถ้าเอกสารถูกอนุมัติจนถึงขั้นตอนสุดท้ายและมีการประกาศใช้งานแล้ว สีจะเปลี่ยนเป็นสีเขียวและ icon รูปนาฬิกาจะหายไป

6. ให้ทำการตรวจสอบดูนะครับ ว่าเอกสารที่ขออนุมัตินั้น ตอนนี้รอใครอนุมัติอยู่ โดยการคลิกที่ icon รูปนาฬิกา จะปรากฎหน้า รายละเอียด Workflow ซึ่งทางด้านขวามือจะบอกประวัติของ Workflow ว่าผ่านใครอนุมัติมาแล้วบ้าง ส่วนทางด้านซ้ายมือล่างจะแสดงว่าตอนนี้ Workflow รอใครอนุมัติอยู่ (icon รูปนาฬิกานี้เราสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลาว่าเอกสารถึงขั้นตอนไหนแล้ว จนกระทั่งเอกสารถูกประกาศใช้แล้ว icon นี้จะหายไป)

การขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร (Review and Revise Document)

ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร การขอสำเนาเอกสาร การเพิ่มลดผู้ครอบครอง และการขอยกเลิกเอกสาร ล้วนแล้วแต่จะต้องขออนุมัติทั้งนั้น โดยเอกสารที่จะขออนุมัติได้จะต้องเป็นเอกสารที่เคยประกาศใช้แล้ว และเป็นผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ในการขออนุมัติเอกสารนั้นๆ ด้วย ซึ่งจะมีวิธีการในการขออนุมัติ ดังนี้คือ
7. ทำการค้นหาเอกสารที่ต้องการแก้ไขนะครับ อาจจะทำโดยการ เลือกจากประเภท เลือกแผนกก็ได้ ในกรณีที่เอกสารในระบบเยอะ โดยเมื่อเจอเอกสารแล้วให้ทำการคลิกที่ icon รูปเอกสาร ตามรูปข้างล่าง (ในกรณีที่ไม่เจอ icon รูปเอกสาร อาจจะมาจาก 2 สาเหตุ คือ
7.1 ไม่มีสิทธิ์แก้ไขเอกสาร ซึ่งถ้าจริงๆ แล้วผู้ใช้งานมีสิทธิ์แก้ไข อาจจะติดต่อผู้ดูแลระบบ ให้เพิ่มสิทธิ์เข้าไปนะครับ
7.2 เอกสารอาจจะยังไม่ถูกประกาศใช้งาน เป็นเอกสารที่อยู่ในระหว่างการขอจัดทำเอกสารใหม่อยู่ ซึ่งก็จะไม่มี icon นี้ปรากฎเช่นเดียวกันครับ

8. เมื่อคลิกที่ icon รูปเอกสารแล้วจะปรากฎหน้าจอดังรูปด้านล่างจะสังเกตุว่าที่แถบจะมีหมายเลขเอกสารสีแดงอยู่แสดงว่าตอนนี้อยู่ในหน้าของการแก้ไขเอกสารอยู่

9. ให้ทำการเลือก ประเภทของการขออนุมัตินะครับ ซึ่งจะมีให้เลือก ก็คือ การขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร(Review and Revise Document), การขอสำเนาเอกสาร(Request Copy), การเพิ่มลดผู้ครอบครองเอกสาร(Add or Delete Owner), การขอยกเลิกเอกสาร(Cancel Document) ตามรูป ให้ทำการเลือก การทบทวนและแก้ไขเอกสาร (Review and Revise Document) ซึ่งประเภทการขออนุมัติประเภทนี้ใช้บ่อยมากนะครับ

10.หลังจากที่เลือก การทบทวนและแก้ไขเอกสาร (Review and Revise Document) แล้ว ก็ให้ทำการ คลิกที่ปุ่ม ชื่อเอกสาร เพื่อทำการ Download เอกสารต้นฉบับออกมาเพื่อแก้ไขนะครับ (จะสังเกตุว่าเป็น .docx คือเป็นไฟล์ที่แก้ไขได้นั่นเอง) เมื่อแก้ไขเอกสารเรียบร้อยแล้ว เปิด Word หรือ Excel ขึ้นมาแก้ไขเลยนะครับ จากนั้นก็ Save ไว้นะครับ แล้วก็คลิกที่ปุ่ม [Upload New Version] จากนั้นเลือกไฟล์ที่ได้ทำการแก้ไขแล้วเข้ามาใหม่นะครับ จากนั้นเลือกวันที่มีผลบังคับใช้ใหม่ และใส่เหตุผลในการขอดำเนินการนะครับ ในการแก้ไขเอกสาร จะสังเกตุว่าที่ช่องแก้ไขครั้งที่ จะมีการแสดงว่ากำลังจะขอแก้ไขเอกสาร จาก Revision อะไร ไปเป็น Revision อะไร จากตัวอย่าง คือ ตอนนี้เอกสาร คือ Rev.00 และกำลังจะขอแก้ไขเอกสารไปเป็น rev.01 เป็นต้น

เมื่อทำเสร็จจะได้ประมาณภาพด้านล่างนะครับ จะสังเกตุว่าการขอแก้ไขเอกสาร จะไม่สามารถเลือกผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสารนะครับ เนื่องมาจากว่า การจะเพิ่มลดผู้ครอบครองนั้น ผู้ขออนุมัติจำเป็นที่จะต้อง เลือกประเภทการขออนุมัติเป็น เพิ่มลดผู้ครอบครองนั่นเองนะครับ

11. เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม [ตกลง] นะครับ

เมื่อ Start เสร็จแล้วระบบจะ Auto สร้างเลข DAR ขึ้นมา ดังรูปด้านล่างนะครับ

12. ให้ทำการตรวจสอบ รายการที่ขออนุมัติแก้ไข โดยคลิก Sorting ที่ Column วันที่ทำรายการ จะปรากฎรายการของเราขึ้นมานั่นเอง

13.จะสังเกตุเห็นว่า เอกสารกำลังอยู่ในระหว่างการขออนุมัตินะครับ สัญลักษณ์จะเป็นสีเหลืองนะครับ (ไม่ใช่สีเทาเหมือนกับขอจัดทำเอกสารใหม่) และยังสามารถคลิก Link เพื่อไปเปิดเอกสารได้อยู่ เนื่องจากว่าเคยประกาศใช้เอกสารไปแล้วนั่นเอง