BGEAR Co., LTD.

Alfresco - Enterprise Content Management

» Alfresco คืออะไร

สวัสดีครับ จำได้ว่าผมเคยเขียนบทความเรื่อง Alfresco คืออะไร เมื่อ 4-5 ปีที่แล้ว ช่วงปี 2012  ซึ่งตอนนั้น Alfresco ก็เป็น Version 3.4.d ผ่านมา 5 ปีแล้ว ตอนนี้ Alfresco ก็มาถึง Version 5 มีการปรับปรุงและพัฒนา Feature ออกมามากมาย และในช่วง 4-5 ปีที่ผ่านมา ก็มีสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้นมากมายหลายอย่าง ผมเลยคิดว่าจะต้องนำเอาบทความนี้มาปรับปรุงเนื้อหาในเรื่องนี้กันใหม่ เพื่อให้ผู้ที่สนใจเมื่อได้เข้ามาอ่านแล้ว จะได้รู้ถึงความเป็นไปของการนำเอา Software ในกลุ่มของ ECM (Enterprise Content Management) ตั้งแต่ 5 ปีที่แล้ว  จนถึงปัจจุบัน (ปี 2017) ว่ามีแนวโน้มของการพัฒนาเป็นอย่างไร และเราสามารถนำเอา Alfresco หรือ Software อื่นๆ ในกลุ่มของ ECM ไปประยุกต์ใช้ในองค์กรได้อย่างไร

ก่อนอื่นเราจะต้องรู้ว่า Alfresco นั้นถูกจัดอยู่ในกลุ่มของ Software ประเภท ECM หรือชื่อเต็มๆ ก็คือ Enterprise Content Management นะครับ ซึ่ง Software ที่จะถูกจัดอยู่ในกลุ่มนี้จะมี Feature หลักๆ อยู่ 2 ส่วนหลักๆ คือ 1.Document Management หรือระบบการจัดการเอกสาร และ 2.Business Process Management บางทีเราก็เรียกย่อๆว่า BPM นะครับ หรือบางทีเราก็เรียกแบบบ้านๆ ว่า Workflow นั่นเองนะครับ

Software ที่อยู่ในกลุ่มเดียวกับ Alfresco

ในกลุ่มของ Software ECM ที่ติดอยู่ใน Magic Quadrant ของ Gartner จะมีอยู่หลายตัวเหมือนกันนะครับ แต่ที่รู้จักกันดีในเมืองไทย ก็จะมีอยู่หลายตัวด้วยกัน เช่น Alfresco, OpenText, Documentum (ตอนนี้ OpenText ซื้อไปแล้ว), IBM FileNet, Microsoft SharePoint และ Oracle WebCenter Content เป็นต้น จริงๆ ก็ยังมี Software อีกหลายตัวนะครับ ดีๆ ทั้งนั้น โดยแต่ละ Software ที่อยู่ในกลุ่มของ ECM นั้น ก็จะประกอบไปด้วย Feature ต่างๆ ที่ได้อธิบายไปแล้วข้างต้น คือ Document Management และ BPM เป็นตัวหลัก และ Software บางตัวก็จะมี Module เพิ่มเติม เข้ามา ซึ่งจากประสบการณ์ของผมนั้น สามารถจัดกลุ่มของ Feature ของ ECM ได้ดังนี้นะครับ

Module ต่างๆ ของ ECM

1.Document Management(DM) – เรียกได้ว่าเป็น Feature หลักอันดับหนึ่งของ ECM ในกลุ่มนี้เลยทีเดียว ซึ่งก็คือ การจัดการกับเอกสาร หรือ Content นั่นเอง โดยจะมี Function สำคัญๆ คือ File/Folder, Document Permission, การทำ Versioning ของเอกสาร,การ Search เอกสาร เป็นต้น ในเมืองไทยเน้นการทำ IT Project ในลักษณะนี้กันเยอะนะครับ โดยจะอยู่ในรูปแบบของโครงการ eDocument, โครงการ Paperless เป็นต้น โดยในส่วนของ Alfresco จะมี Funcion ที่เกี่ยวข้องกับ Document Management อย่างครบถ้วน การใช้งานเรียบง่าย สามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของการ Search นั้น Alfresco ใช้ Solr ซึ่งเป็น Enterprise Search ที่มีประสิทธิภาพ สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แม้ว่า Content จะมีปริมาณมากนั่นเอง

2.Business Process Management (BPM) – นี่ก็เป็นอีก Feature สำคัญที่จะต้องมีอยู่ใน ECM นะครับ เราเรียกแบบบ้านๆ เลย ก็คือ Workflow สมัยก่อนถ้าย้อนกลับไปซัก 5-8 ปีที่แล้ว การประยุกต์ใช้งาน Workflow จะใช้อยู่ในบริษัทใหญ่ๆ เช่น กลุ่มของธนาคาร กลุ่มปิโตรเคมี หน่วยงานราชการใหญ่ๆ เป็นต้น ส่วนใหญ่บริษัททั่วๆ ไป ก็ใช้ E-Mail เป็นเครื่องมือในการขออนุมัติงานเป็นหลักเลยครับ หรือบางที่ก็จะยังใช้กระดาษ (Hard Copy) ในการขอก็มี ซึ่งมาในยุคปัจจุบันการใช้ Workflow ก็มีการใช้งานกันอย่างแพร่หลายมากขึ้น ซึ่งใน Alfresco เองก็มีการพัฒนาและปรับปรุง Workflow Engine ที่ชื่อว่า Activiti ให้สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะในเรื่องของ Workflow ที่มีเอกสารหรือ Content เข้ามาเกี่ยวข้องนั้น Alfresco จะสามารถจัดการได้อย่างดีเลยทีเดียว ในส่วนของบริษัท Bgear ได้พัฒนา Module ที่เรียกว่า BLeaf ขึ้นมา เพื่อให้การสร้าง Workflow และ E-Form เป็นไปด้วยความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

3.Input Management(IM) -ในส่วนของ Input Management นั้น จริงๆ ก็เป็นเรื่องเดียวกับ Document Management นะครับ เพียงแต่ว่าถ้าเราแยก Function ออกมาเฉพาะของการนำเอาเอกสารเข้าระบบ เช่น สมมุติว่าเราใช้งาน Alfresco แบบปกติในการนำเอกสารเข้าระบบนั้น เราจำเป็นที่จะต้องสร้าง Folder เข้าไปจัดเก็บเอกสาร แล้วก็กดปุ่ม Upload เอกสาร เพื่อเลือกเอกสารจากเครื่องของเรา เข้าสู่ Folder ใน Alfresco ใช่ไม๊ครับ ซึ่งถ้าเอกสารไม่เยอะมากก็ดูเหมือนว่าสามารถใช้งานได้อย่างราบรื่น แต่ถ้ามีเยอะๆหละครับ คราวนี้จะเกิดเป็นภาระของ User ที่มีหน้าที่ในการนำเอาเอกสารเข้าสู่ระบบแล้วครับ ดังนั้น Function ของการนำเอกสารเข้าแบบ Automatic จึงมีส่วนสำคัญของการต่อการทำงานในลักษณะนี้ ในส่วนของ Input Management นั้น ทาง Alfresco ไม่ได้มีการสร้าง Module นี้แต่อย่างใด คือให้ Vendor ที่ Implement Alfresco สร้างขึ้นมา Plug In กับ Alfresco ได้อย่างอิสระ ในส่วนของบริษัท Bgear ได้พัฒนา Module ที่เรียกว่า ZAFIRA ขึ้นมา เพื่อเป็น Input Management ให้กับ Alfresco นั่นเอง

4.Record Management(RM) – RM Module จะเป็นเรื่องของการกำหนดวงจรชีวิตของเอกสารนะครับ (Document Life Cycle) ซึ่งก็จะกำหนดได้ว่า ถ้าเอกสารอยู่ใน State นี้ จะให้มี Permission ของเอกสารเป็นอย่างไร หรือถ้าเอกสารผ่านไป 5 ปี หรือ 10 ปี จะกำหนดให้ระบบทำอย่างไรกับเอกสาร เช่น การแจ้งเตือน การย้ายเอกสาร การลบเอกสาร เป็นต้น ซึ่งก็จะมีการสร้าง File Plan เพื่อกำหนด กฏเกณฑ์ต่างๆ ให้กับเอกสาร ในส่วนของ Alfresco นั้น Record Management ก็จะเป็น Module ที่ถูกติดตั้ง แยกออกมาจาก Alfresco นะครับ คือต้องติดตั้ง Alfresco ให้เรียบร้อยก่อน แล้วถึงจะติดตั้ง Record Management ได้นะครับ เมื่อติดตั้งแล้วก็จะมีวิธีการ Set Up และ Config ตาม Link นี้เลยครับ http://docs.alfresco.com/rm2.2/concepts/rm-tutorials-01.html ในส่วนของบริษัท Bgear ได้ดึงเอา Feature บางส่วนของ Record Management มาประยุกต์ใช้กับองค์กร เช่น การกำหนดเอกสารหมดอายุ การแจ้งเตือนล่วงหน้า เป็นต้น

5.Web Content Management(WCM) – ในส่วนของ WCM หรือ Web Content Management นั้น จะว่าไปแล้ว ก็มี Feature อยู่เยอะเลยครับ ซึ่งบางส่วนก็จะมี Feature ที่ซ้ำซ้อนกับ  CMS เช่น Joomla หรือ WordPress นะครับ ในส่วนของ Alfresco นั้น หลังๆ ไม่ค่อยได้พัฒนาใน Module นี้เลยครับ จะใช้วิธีการไปเชื่อมต่อกับ CMS แทน เนื่องจากว่า CMS ในปัจจุบัน จะสามารถเชื่อมต่อกับ ECM ได้ โดยผ่าน CMIS นั่นเอง

6.Digital Asset Management(DAM) – DAM Module เป็น Module ที่น่าสนใจตัวนึงเลยครับ จะมี Function ในการจัดการกับ Digital File เช่น การจัดการกับรูปภาพในนามสกุลต่างๆ การย่อขนาดรูปภาพ ตลอดจนถึง Function ในการจัดการกับ File VDO ต่างๆ นะครับ ในส่วนของ Alfresco เองก็มี Roadmap ในการจัดการกับเรื่องพวกนี้เหมือนกันนะครับ แต่ไม่ได้มากเท่ากับ Product อื่นๆ ที่ Focus เรื่อง DAM โดยตรง

7.Information Right Management(IRM) – IRM Module เป็น Module ที่คอยจัดการเรื่องของสิทธิ์ของ Content ที่ถูก Download ออกจากระบบนะครับ เช่น สมมุติว่า เอกสาร .doc ถูก Download ออกจากระบบ เราสามารถทำการกำหนดให้ เอกสารนี้ สามารถเปิดได้ 3 ครั้งเท่านั้น หรือสามารถจำกัดจำนวนวันที่จะเปิดดูเอกสารนี้ได้ เช่น เปิดได้ 3 วัน เป็นต้น หรือระบบอาจจะกำหนดได้ว่า เอกสารนี้เมื่อถูก Download ไปแล้ว ใครบ้างที่สามารถจะเปิดได้บ้างนะครับ สำหรับ Alfresco จะไม่ได้มี Module นี้โดยตรงนะครับ แต่จะใช้ Third Party แทนนะครับ

Version ต่างๆ ของ Alfresco

Alfresco เรารู้จักในนามของ Enterprise Opensource ใช่ไม๊ครับ แต่จริงๆ แล้ว Alfresco จะถูกแบ่งออกเป็น Version ฟรี กับ Version เสียเงินนะครับ (เราจะเรียกว่าเสียค่า Subscription) เรามาดูกันในแต่ละ Version กันนะครับ

1.Alfresco Community Edition – เป็น Version ฟรีนะครับ ไม่คิดเงิน ซึ่งพวกเราจะใช้ Community Edition ทั้งนั้นเลยครับ ใช้กันทั่วโลก ในประเทศไทยก็ใช้กันแทบจะ 100% ซึ่งก็จะมี Feature และ User Interface ที่เหมือนกับ Alfresco One (Versionที่เสียเงิน) เลยครับ เพียงแต่จะมีรายละเอียดของ Component บางส่วนที่ Alfresco One จะสามารถเลือกได้มากกว่า สำหรับ Alfresco Community นั้น แต่เดิมมีการกำหนด Version เป็นลักษณะ เลขที่ Version ปนตัวอักษรภาษาอังกฤษนะครับ เช่น 3.4.d, 4.2.e เป็นต้น ซึ่งจะทำให้เราทราบทันทีว่า กำลังใช้ Alfresco Community อยู่ แต่ในช่วงหลัง Alfresco ได้เปลี่ยน Concept คือ จะมี Wording  คือ GA (ย่อมาจาก Generally Available ประมาณว่า Test มาอย่างดีแล้ว) และ EA(ย่อมาจาก Early Access มุ่งเน้นให้เห็น Function ใหม่ล่าสุด แต่ยังทดสอบไม่เยอะ) ดังนั้นถ้าจะลงที่ Production ก็ให้เลือก Version ทีเป็น GA นะครับ แต่ถ้าอยากดู Function ใหม่ๆ ที่จะมีใน Alfresco ก็ลองดู Version EA ได้

2.Alfresco One – เป็น Alfresco Version เสียเงินนะครับ หรือจะเรียกว่าเป็น Enterprise Edition ก็ได้ ซึ่งก็ราคาพอสมควรเลยทีเดียว ผมไม่ได้ตามราคามานานแล้วนะครับ (อาจจะถูกลงมา หรือมี Pricing Model แบบอื่นๆก็เป็นไปได้)  ซึ่งความแตกต่างระหว่าง Alfresco Community กับ Alfresco One ก็จะเป็นเรื่องของ Database และ Web Server นะครับ คือ Alfresco Community จะสามารถใช้งานได้กับ Database คือ MySQL และ PostgreSQL นะครับ ส่วน Alfresco One ก็สามารถเลือกได้ว่าจะใช้เป็น SQL Server, DB2, Oracle เป็นต้น ส่วน Application Server ก็จะแตกต่างนะครับ คือ Alfresco Community ก็จะสามารถใช้ Application Server คือ Tomcat ส่วน Alfresco One ก็จะสามารถเลือก Application ในกลุ่มของ Commercial ได้ เช่น WebSphere, Web Logic เป็นต้น เรียกได้ว่าข้อที่แตกต่างหลักระหว่าง Alfresco Community กับ Alfresco One ก็จะเกี่ยวกับเรื่อง Scalability นะครับ เช่น การทำพวก HA, Load Balance เป็นต้น และสุดท้ายเลย สำหรับการเลือกใช้ Alfresco One ก็จะได้รับการ Support จาก Alfresco Team ซึ่งเค้าก็จะมี SLA ให้ด้วยครับ โดยสำหรับเลข Version ของ Alfresco One จะเป็นตัวเลขทั้งหมดนะครับ เช่น 4.0.1, 5.0.4 เป็นต้นครับ

3.Alfresco Cloud – สำหรับ Alfresco Cloud (https://my.alfresco.com/share) ก็เป็นอีกช่องทางนึงในการใช้งาน Alfresco ได้นะครับ เมื่อก่อนสามารถ Sign Up ใช้งานได้ฟรี มีเนื้อที่ให้ 10GB นะครับ แต่ปัจจุบันไม่ให้ใช้ฟรีแล้วครับ ขายพร้อมกับ Alfresco One เลย (https://www.alfresco.com/products/pricing) แล้วก็จะมาพร้อมกับ Feature ที่เรียกว่า Hybrid Sync to on-premise เรียกได้ว่า สมมุติว่าในองค์กรของเรา มี Alfresco ติดตั้งไว้ที่บริษัทนะครับ(เราจะเรียกว่า On Premise) แล้วก็จะสามารถ Sync ข้อมูลจาก Alfresco Cloud มาไว้ที่ Alfresco On Premise ของเราได้นั่นเองนะครับ

การนำ Alfresco ไปประยุกต์ใช้ในธุรกิจต่างๆ

จริงๆแล้ว ไม่ว่าจะเป็น Alfresco หรือ Software ECM เจ้าอื่นๆ ก็จะมีการ Apply ที่คล้ายๆ กันนะครับ หลักๆ ก็คือพยายาม Implement ในส่วนของ Content Management แล้วก็ Workflow โดยในส่วนของ Content Management นั้น Alfresco จะประกอบไปด้วย Standard Function ที่ถูกติดตั้งมาใน Alfresco เลยนะครับ เช่น Document Versioning, File/Folder, Index, Enterprise Search, Document Permission, Document Preview เป็นต้น และในส่วนของ Workflow ซึ่ง Alfresco มี Workflow Engine ที่ถูกติดตั้งมาเลยตอนที่เรา Install Alfresco นะครับ ตลอดจนถึงมี Workflow Designer ซึ่งสามารถออกแบบ Workflow ได้ตรงตามความต้องการ และมีความยืดหยุ่นสูงอีกด้วย

แต่ในความเป็นจริงแล้ว เมื่อเราได้ติดตั้ง Alfresco ลงไปที่ Server เป็นที่เรียบร้อยแล้ว เราก็จะพยายามประยุกต์ Alfresco ให้เกิดประโยชน์สูงสุดใช่ไม๊ครับ ซึ่งจากประสบการณ์ที่ Implement Alfresco และ ECM เจ้าอื่นๆมามากกว่า 12 ปี ทำให้พบว่า การใช้ประโยชน์ของ Alfresco ค่อนข้างน้อย กล่าวคือ พยายามใช้ Alfresco ในมุมของ Document Management แบบเบื้องต้น คือ สร้าง Folder และนำไฟล์เข้ามาจัดเก็บใน Alfresco นะครับ โดยอาจจะมีการจำกัด Permission ในการเข้าถึงเอกสาร และอาจจะมีการ Share เอกสารเบื้องต้น ส่วนการทำ Workflow ขึ้นมาแทบจะไม่เคยเห็นเลยครับ(อาจจะเป็นเพราะว่าขั้นตอนในการสร้าง Workflow ใน Alfresco ค่อนข้างยากนะครับ) ซึ่งถ้าถามว่าคุ้มค่าไม๊ ก็อาจจะได้คำตอบว่า คุ้มค่า เพราะว่า Software ก็ Download ได้ฟรีๆ ไม่มีค่า License อะไรเลยนะครับ ใช้ได้ประมาณนี้ก็ OK แล้ว แต่สุดท้ายแล้ว เชื่อไม๊ครับว่า Project eDocument ที่เราหมายมั่นให้เป็น Project ที่ใช้งานในองค์กรแบบจริงจัง ก็จะกลายเป็น Project ที่ Fail และไม่มีคนใช้งานในที่สุด ทั้งนี้เนื่องมาจากว่า ระยะแรกของการเริ่ม Project ก็อาจจะได้รับความร่วมมือจากทุกฝ่ายในการ Upload เอกสาร เข้าสู่ Alfresco นะครับ แต่หลังจากที่ทุกคน Upload เรียบร้อยแล้ว ทุกคนก็เริ่มจะมองหน้ากันแล้วว่า จะทำยังไงกันต่อดี พอเริ่มมาใช้งาน Alfresco แบบทดแทน Share Drive ก็จะพบว่า การใช้งานบน Share Drive สะดวกกว่ามาก และทางทีม IT จะพบกับแรงต้านจาก User มากขึ้นๆ และทำให้ Project Fail ในที่สุด… ยังเขียนไม่จบเดี๋ยวรอมาเขียนต่อนะครับ

ราคาของ Alfresco
…ยังเขียนไม่จบเดี๋ยวรอมาเขียนต่อนะครับ

Alfresco กับ BGEAR
…ยังเขียนไม่จบเดี๋ยวรอมาเขียนต่อนะครับ

Jirayu Chingpayakmon
ECM Consultant
Bgear Co.,Ltd